TRASLADOS NOTARIALES

Estimados curiosos:

En el uso diario vamos a escuchar en reiteradas oportunidades expresiones como las siguientes “necesito copia de la escritura” sólo simple; de otro lado también podemos escuchar “copia legalizada de la escritura”, testimonio de la escritura, copia de la minuta, copia de una anexo determinado de la minuta.

Para poder analizar lo señalado, previamente debemos tener presente que lo que se está pidiendo es lo que técnicamente denominamos un traslado. Pero para ello debemos tener un original, sinó sería imposible transcribir. Dicho original está contenido en el archivo notarial.

El Decreto Legislativo 1049, en adelante Decreto del Notariado, en su Sección Quinta, Del Archivo Notarial y de los Traslados, establece en su artículo 81 que el archivo notarial está integrado por los registros físicos en soporte de papel o magnético que lleva el notario, conforme a ley; los tomos de minutas extendidas en el registro; los documentos protocolizados conforme a ley, y los índices que señala la ley.

En los presentes comentarios no se van a considerar los traslados emitidos electrónicamente, ya que ellos van a ser materia de análisis en otra oportunidad.

De los instrumentos públicos

El traslado se da en relación a documentos que obran en el archivo del notario, como se ha dicho. Si bien la palabra traslado podría resultar extraña, históricamente no lo es. En el año 1503, la reina Isabel La Católica emitió la Pragmática de Alcalá, estableciendo que cada escribano haya de tener y tenga un protocolo, que debía ser diligente en guardar los libros de los registros y protocolos, y que cuando deba dar traslados de escrituras, los concierte primero con el registro.

Con ello los originales o matrices de los documentos ya no se entregaban al interesado, quedándose aquellas en custodia del notario, y van a constituir el protocolo, expidiéndose traslados o copias de los mismos.

En cuanto a los traslados concierne, el artículo 82 del Decreto del Notariado establece que el notario expedirá, bajo responsabilidad, testimonio, boleta y partes, a quien lo solicite, de los instrumentos públicos notariales que hubiere autorizado en el ejercicio de su función. Razón por la cual válidamente puede entenderse que el traslado constituye un género, teniendo dentro de sus especies el testimonio, la boleta y el parte.

Entonces, cuando nos estamos refiriendo a traslados notariales, nos estamos refiriendo a testimonios, boletas y partes. Qué debemos entender por cada uno de ellos?

Enrique Giménez Arnao, Instituciones de Derecho notarial, señala que, en un sentido general, testimonio notarial es cualquier afirmación escrita, firmada y signada por el Notario, que se refiere a un hecho o documento en que el propio Notario haya intervenido, o al que sea ajeno.

El testimonio, artículo 83 del Decreto del Notariado, contiene la transcripción íntegra del instrumento público notarial, con la fé de que da el notario, de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y foja donde corre, la constancia de encontrarse suscrito por los otorgantes y autorizado por él, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con su sello y firma, con la mención de la fecha en que lo expide.          

Este traslado, el testimonio, difiere de la boleta en cuanto ésta expresa sólo un resumen del contenido del instrumento público notarial o transcripción de las cláusulas o términos que el interesado solicite y que expide el notario, con designación del nombre de los otorgantes, naturaleza del acto jurídico, fecha y foja donde corre y la constancia de encontrarse suscrito por los otorgantes y autorizado por él, rubricada en cada una de sus fojas y expedida con su sello y firma, con mención de la fecha en que la expide. El notario, cuando lo considere necesario, agregará cualquier referencia que dé sentido o complete la transcripción parcial solicitada.

Es decir que mientras el testimonio contiene una transcripción certificada del íntegro del instrumento público, la boleta sólo contiene una transcripción parcial de un instrumento público cuya matriz obra en el archivo del notario.

Los traslados, testimonio y boleta, podrán expedirse, a elección del notario, a manuscrito, mecanografiado, en copia fotostática y por cualquier medio idóneo de reproducción.

Por último, en cuanto a estos documentos concierne, quienes pueden solicitar su expedición? Debe tenerse presente que el artículo 82 del Decreto del Notariado dispone que el notario bajo responsabilidad expedirá testimonios y boletas a quien lo solicite. Por lo cual cualquier persona puede solicitar la expedición de cualquier testimonio o boleta de una escritura pública que conste en su archivo.

El artículo 87 del Decreto del Notariado establece que si es solicitado el traslado de un instrumento público notarial y el notario niega su existencia en el registro, el interesado podrá recurrir al Colegio de Notarios respectivo, para que éste ordene el examen del índice y registro y comprobada su existencia, ordene la expedición del traslado correspondiente. Debemos entender que en igual sentido se actuaría si el notario sin expresión de causa niega la expedición de tales traslados de una escritura que obra en su protocolo.

No obstante ello el Reglamento del Decreto del Notariado, aprobado por el Decreto Supremo No. 010-2010-JUS en su artículo 14 dispone que conforme al inciso d) del artículo 19 del Decreto Legislativo del Notariado, el notario podrá negarse a expedir traslados de escrituras públicas que obren en sus archivos, testimonios y boletas, cuando existan indicios razonables de fraude o suplantación. En caso de contar con evidencia indubitable de dicho fraude o suplantación, la abstención será obligatoria. Establece que cuando el notario ejerza el derecho a que se refiere el inciso d) del artículo 19 del Decreto Legislativo, y ante el requerimiento escrito del interesado, deberá comunicar las razones de dicha denegatoria con la inmediatez del caso y bajo responsabilidad.

Debe tenerse presente que los testimonios y boletas no tienen calidad documental para ser considerados como títulos que sustenten una inscripción registral. El traslado que tiene calidad para generar asientos registrales es el parte; tal como lo dispone la sexta disposición complementaria, transitoria y final del Decreto del Notariado.

De otro lado, un parte es la comunicación certificada dirigida por el notario al Registrador Público, solicitando la inscripción registral del acto jurídico que contiene el documento que se remite.

El artículo 85 del Decreto del Notariado, indica que el parte notarial contiene la transcripción íntegra del instrumento público notarial con la fe que da el notario de su identidad con la matriz, la indicación de su fecha y con la constancia de encontrarse suscrito por los otorgantes y autorizado por él, rubricado en cada una de sus fojas y expedido con su sello y firma, con la mención de la fecha en que lo expide. El parte debe constar en papel notarial de seguridad que incorpore características especiales que eviten la falsificación o alteración de su contenido.

Como puede preciarse, el parte no sólo constituye una comunicación notarial a los Registros Públicos, para posibilitar un asiento registral que publicite el acto jurídico que el mismo contiene, sinó también tienen elementos externos y visibles que caracterizan el mismo en forma objetiva  como son el papel de seguridad, el sello y rúbrica del notario en cada una de sus fojas, y el sello y firma del notario que emite el mismo.

El papel de seguridad, creado por ley, es el que proporciona, en Lima, el Colegio de Notarios de Lima, que tiene características de seguridad necesarias. El Decreto del Notariado, décimo cuarta disposición complementaria, transitoria y final, establece que el papel notarial de seguridad para la expedición del parte, a que se refiere el artículo 85 de la Ley, deberá ser de uso uniforme a nivel nacional y de aplicación a partir del 1 de abril de 2016. La Junta de Decanos del Colegios de Notarios del Perú determinará las características especiales del papel notarial de seguridad y demás acciones necesarias destinadas a su implementación.

El parte, al igual que el testimonio y la boleta, pueden expedirse, a elección del notario, a manuscrito, mecanografiado, en copia fotostática y por cualquier medio idóneo de reproducción.

Pero quienes pueden solicitar la expedición de un parte? O, quienes pueden solicitar al Notario la presentación de partes de una escritura pública que obra en sus archivos para su inscripción en los Registros Públicos?

Si bien el artículo 82 del Decreto del Notariado dispone que el notario bajo responsabilidad expedirá testimonios, boletas y partes a quien lo solicite, en cuanto a los partes se refiere, debe tenerse presente lo establecido en la sétima disposición complementaria, transitoria y final del Decreto del Notariado, que prescribe que la presentación de partes notariales a los Registros de Predios, Mandatos y Poderes, en los distintos registros del Sistema Nacional de los Registros Públicos, deberá ser efectuada por el notario o por sus dependientes acreditados ante la SUNARP.

Excepcionalmente, a solicitud y bajo responsabilidad del interesado, los partes notariales podrán ser presentados y tramitados por persona distinta al notario o sus dependientes. El notario al expedir el parte deberá consignar en estos instrumentos el nombre completo y número de documento de identidad de la persona que se encargará de la presentación y tramitación. Asimismo, el notario incorporará en el Módulo “Sistema Notario” los datos de la persona distinta que presentará el parte notarial.

De otro lado, como se ha dicho, cualquier persona interesada puede solicitar al notario la presentación de partes notariales a los Registros Públicos, Predios o Mandatos y Poderes. Luego de la presentación, el notario podrá entregar la solicitud de inscripción del título al interesado para que éste continúe la tramitación del procedimiento, bajo su responsabilidad.

Se preguntará entonces cuál es la lógica del procedimiento si luego de la presentación de los partes a los Registros Públicos por parte del notario, el que solicitó ello puede pedir continuar con el trámite ante los Registros Públicos, pidiendo al notario se le entregue la guía d presentación registral? Debe tenerse que los documentos que se presentan a los Registros Públicos, son fundamentalmente instrumentos públicos, y la razón de la precaución al presentar los partes a los Registros Públicos por parte del notario, es para evitar la presentación de documentos falsos, y que ellos posibiliten una inscripción registral.

El reglamento del Decreto del Notariado aprobado por el Decreto Supremo 010-2010-JUS, artículo 36, dispone que para efectos de lo previsto por la Séptima Disposición Complementaria, Transitoria y Final del Decreto del Notariado, cuando el notario o sus dependientes debidamente autorizados presenten partes ante el Registro de Predios o de Mandatos y Poderes, acompañados de documentos aclaratorios o complementarios constituidos por partes o testimonios expedidos por otro notario o cónsul, no será necesaria la autorización de este último, sin perjuicio de la verificación de autenticidad que, bajo responsabilidad deberá practicar el notario que efectúa la presentación ante el Registro.

Para la presentación de partes del Archivo General de la Nación, Archivos Departamentales, o de las Oficinas Consulares, en el Registro de Predios y Mandatos y Poderes, cada una de estas oficinas deberá señalar en los partes correspondientes la persona que tramitará la presentación del título.

En el caso de notarios cesados, la presentación la efectuará el presentante del notario que autoriza, la persona que se señale en el parte o en su defecto, el representante acreditado del colegio de notarios.

De las minutas

El artículo 82 del Decreto del Notariado establece que el notario expedirá, bajo responsabilidad, copias certificadas de las minutas que se encuentren en su archivo notarial.

Como se puede apreciar, si bien el artículo 82 citado se encuentra dentro de la Sección Quinta, Del Archivo Notarial y de los Traslados, y estos, como se ha visto, tienen dentro de sus especies al testimonio, boletas y partes, la copia certificada de la minuta que obra en los archivos notariales, también constituyen un traslado.

La respuesta a ello es porque el segundo párrafo del artículo 82 del Decreto del Notariado establece que el notario emitirá copia certificada de las minutas que se encuentren en su archivo notarial, y el artículo 81 del mismo cuerpo normativo dispone que integran el archivo notarial los registros físicos de escrituras, los tomos de minutas extendida en el registro, los documentos protocolizados, y los índices.  

Como puede apreciarse, no forman parte el archivo notarial las minutas que aún no se han elevado a escritura pública, ya que ellas no forman parte de ningún tomo de minutario (artículo 60 del Decreto del Notariado).

JORGE E. VELARDE SUSSONI

 Abogado-Notario de Lima

COPIA CERTIFICADA NOTARIAL- COPIA CERTIFICADA GERENCIAL

Estimados curiosos:

Dentro de nuestra legislación societaria, en algunos momentos nos vamos a encontrar con expresiones tales como “copia certificada emitida por el gerente”,  “el gerente es responsable por no haber emitido la copia certificada del acta”.

Vamos a ver estos temas que generan gran curiosidad, debido a la aparente o real facultad certificadora del gerente. Pública o privada? Existe ésta última?

En principio debemos tener presente que el gerente constituye uno de los órganos de administración de una sociedad, y dentro de sus atribuciones está la de actuar como secretario de las juntas de accionistas o socios y las de directorio (Artículo 188 numeral 6 de la Ley General de Sociedades, en adelante LGS).

En qué consiste la función de un secretario de junta de accionistas o del directorio?

El artículo 170 de la LGS establece que las deliberaciones y acuerdos del directorio deben ser consignados, por cualquier medio, en actas; las actas deben expresar, si hubiera habido sesión, la fecha, hora y lugar de celebración y el nombre de los concurrentes; la forma circunstancias en que se adoptaron el o los acuerdos; los asuntos tratados, las resoluciones adoptadas y el número de votos emitidos, así como las constancias que quieran dejar los socios y directores.

Guillermo Cabanellas, Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual, establece como  una de las acepciones de secretario:”…el empleado de  mayor relieve en la administración privada o pública, encargado de mantener las relaciones  de la entidad, además de las actividades internas; como el archivo y el inventario.” 

Y ello resulta evidente en el caso de las sociedades, por cuanto el secretario de las sesiones de socios o directores, es el gerente, y en las juntas de socios y las sesiones de directorio, que son los dos órganos societarios de mayor nivel, es donde se toman las decisiones de mayor importancia para las sociedades.

Asimismo el mismo autor define al testigo como la persona que está presente en un acto o en una acción, con o sin intención de dar testimonio de lo que ha ocurrido. Es una persona que brinda testimonio o que presencia de manera directa un cierto acontecimiento.

Se habla de testigo presencial cuando la persona vio los acontecimientos de forma directa, mientras que el testigo no presencial es aquel que presta declaración sobre algo que ha escuchado o que le han dicho.

Entonces el gerente es el secretario de las juntas de socios y de directores, tiene por función ser testigo de excepción, testigo presencial de lo que ocurre en las sesiones de junta de socios y de directorio, y es él quien debe redactar el acta de la sesión. Pero acaso lo que indica el secretario en el acta vale per se? Acaso las actas no deben estar firmadas por los presentes o al menos por quien actuó como Presidente y como secretario?

El secretario no está imbuido de facultad fedante al redactar el acta de una sesión de junta de socios o de directorio; en su defecto no necesitaría de la aprobación del acta por quienes han estado presentes, ni de otras firmas en expresión de conformidad con el acta.  Actúa como un testigo de excepción. Acaso el acta irradia fé pública por traslación de la facultad fedante del secretario? La respuesta es no. Nadie puede dar lo que no tiene.

De acuerdo al artículo 190 de la LGS, el gerente es particularmente responsable por la existencia, regularidad y veracidad de los libros que la ley ordena llevar a la sociedad y los demás libros y registros que debe llevar un ordenado comerciante. Es decir la custodia e intangibilidad de las actas es responsabilidad del gerente de una sociedad.

 Siendo ello así, resulta lógico entender la razón por la cual el legislador estableció  en el artículo 137 de la LGS, que cualquier accionista, aunque no hubiese asistido a la junta general, tiene derecho de obtener, a su propio costo, copia certificada del acta correspondiente o de la parte específica que señale. El gerente general de la sociedad está obligado a extenderla, bajo su firma y responsabilidad, en un plazo no mayor de cinco días contados a partir de la fecha de recepción de la respectiva solicitud.

En igual sentido dispone el artículo 46 de la LGS, cuando prescribe que las copias certificadas a que se refiere esta ley, pueden ser expedidas mediante fotocopias autenticadas por notario o por el administrador o gerente de la sociedad, según el caso, con las responsabilidades de Ley.

De acuerdo al Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual ya citado, copia significa: Reproducción de escrito, dibujo o pintura. Traslado fiel de un documento. 

De otro lado, el mismo autor, define la palabra certificado, en su segunda acepción, como: Constancia autorizada que dan algunos particulares, por ejercicio de profesiones o cargos.

 Pero acaso tal facultad del gerente de emitir copias certificadas o autenticadas de actas que constan en libros cuya custodia le ha sido establecida por ley, constituye una delegación de facultad fedante erga omnes? Cuáles son los alcances de tal facultad y responsabilidad de la veracidad de las constancias y certificaciones que expida el gerente, respecto del contenido de los libros y registros de la sociedad?

Ello, la facultad de emitir copias certificadas o autenticadas de actas, no quiere decir que si por alguna circunstancia el gerente no estuvo presente en una sesión, y en su reemplazo actuó como secretario otra persona, no estaría en la obligación de emitir las copias que establece la ley. Ello no es así. Un aspecto es la elaboración del acta y otro es la emisión de una copia certificada de dicha acta. Si el gerente no hubiere estado presente en una sesión de junta o directorio como secretario, quien actuó como secretario fue el responsable de la redacción de las actas, pero la custodia e intangibilidad de los libros corresponde al gerente, así como la emisión de copias certificadas de las actas en el libro contenidas.

Pero entonces cuál es la naturaleza de la facultad que le otorga la ley al gerente, de emitir copias certificadas de las actas que constan en los libros de las sesiones de juntas y directores, bajo su firma y responsabilidad. Acaso es de orden público? La responsabilidad del gerente sobre la veracidad de las constancias y certificaciones que expida respecto del contenido de los libros y registros de la sociedad, implica que le ha sido delegada legalmente facultad fedante? Si fuere así es esta pública? Existe facultad fedante privada? Se requiere delegación para ejercer una facultad fedante privada? Veamos.

Alfredo Carpio Aguirre, Manual de Derecho Notarial, señala que la palabra fe deriva de la palabra latina facere. Fe es el crédito que se le da a una cosa por la autoridad del que la dice o por su fama pública. Señala que la fe es la creencia que prestamos al dicho  o al hecho de nuestros semejantes, al testimonio que nos suministran los demás. Indica como ejemplo “…yo no he visto un átomo. Creo en el átomo, para mí es evidente, porque unos sabios, dignos de todo crédito me han testimoniado. Para mí un átomo es un acto de fé. Para ellos objeto evidente…”

Mengual y Mengual, José María, Elementos de Derecho Notarial, clasifica la fé en natural o humana, y sobrenatural o divina. Y la fé humana la subdivide en pública y privada. La pública es la prestada por quien se halla investido por el Estado de la facultad de dar dicho testimonio. La privada es el testimonio de un particular.

Sin embargo, Fernando Fueyo Laneri, Teoría General de los Registros, al analizar los libros societarios indica que encontró que tenían de algún modo origen directo o indirecto en la ley, que los controles de la autoridad recaen en dichos registros, y que un sistema adecuado de organización, funcionamiento, fiscalizaciones y sanciones, otorgan al registro cualidades que le hacen equivalente a los registros público tradicionales. Por tales circunstancias distingue la fé pública en plena y semiplena, reconociéndole a los libros de las sociedades ésta última característica. Pero la exigibilidad legal de la tenencia de un libro registro donde consten las decisiones adoptadas en una sociedad, constituye que tal libro tenga naturaleza pública? El libro constituye una creación legal o es el reconocimiento legal de lo que ya existe.

Es absolutamente claro que una persona jurídica constituye una ficción legal. Es creada por ley, y para que existan como tal conceptos ideales se requieren algunos elementos constitutivos de cualquier persona jurídica, que doctrinariamente son: una multiplicidad de personas, salvo excepción las empresas individuales; una organización que permita que un grupo de personas se pueda pronunciar como si fuere una sola; finalidad común; y patrimonio que le permita cumplir con su finalidad.

Entonces, si uno de los elementos constitutivos es que tenga una organización que permita que un grupo de personas se pueda pronunciar como si fuere una sola, resulta fundamental que las deliberaciones y toma de decisiones de esas personas, consten en algún lugar. Dicho lugar es el acta.

Lo que ha hecho el legislador no es crear un soporte, ha reconocido lo que naturalmente existía, ya que no existe otra forma de dejar constancia de una toma de decisión de un órgano colegiado. La agrupación ordenada de los documentos donde constan las decisiones adoptadas, conforma el libro de actas. El legislador no creó nada especial. Reconoció la existencia de las actas, estableciendo, en todo caso, el orden de su archivo. Debe tenerse en cuenta el razonamiento atemporal, en el sentido de qué cosa es más importante, el hecho histórico, o el documento donde se narró el hecho histórico?  

El haber sido reconocido por ley, el libro de actas, como continente ordenado de las actas que contienen las narraciones de los hechos decisorios que se han dado en una sociedad mercantil, no quiere decir que libro, que ya existía, constituya una creación legal, y por ende tenga característica de documento público, aunque sea semipleno, como lo define el profesor Laneri. Irradiaría acaso fé pública un libro de actas que no tiene extendida acta de sesión alguna. La fé pública es del papel o de la narración de hechos. Qué debo tener por cierto el papel o la narración de hechos que constan en un acta?   

Nuñez Lagos, Rafael, al estudiar el origen de la fides pública señala que existen tres elementos que contribuyen a formar la fé pública: la norma que establece la calidad, o sea el grado o manera de eficacia de los instrumentos, que es la principal; la potestad que, por diversificación, compete a quien ejerce funciones notariales o como quieran llamarle; por último, el valor, que es creer lo que no vemos por el testimonio del declarante, o sea, la calidad final de fé.

Es decir, para que aparezca un documento imbuido  de fé pública, debe haber previamente alguien que por delegación del Estado tiene facultad pública, que ha redactado o faccionado el documento, al que traslada una eficacia probatoria, y al que todos debemos entenderlo como tal. Ello no ocurre con la simple apertura de un libro de actas. No es posible otorgar fé pública, credibilidad impuesta, a un papel que no tiene contenido. La credibilidad impuesta es al contenido no al continente. No es instrumento público.

El artículo 46 de la LGS dispone que las copias certificadas a que se refiere esta ley, pueden ser expedidas mediante fotocopias autenticadas por notario o por el administrador o gerente de la sociedad, según el caso, con las responsabilidades de Ley; pero las copias certificadas para los actos que requieran inscripción deberán ser certificadas por notario.

 Este artículo resulta especialmente interesante para analizar la naturaleza de las copias certificadas emitidas por el administrador o gerente, y las emitidas por notario. La LGS establece la distinción de los efectos que generan las copias certificadas emitidas por el gerente o administrador y las del notario.

Se ha dicho que el gerente es el custodio de los libros y responsable de su veracidad y existencia. Cuando el gerente de acuerdo a la LGS emite copia certificada con su firma y bajo su responsabilidad, cuál es la característica de tal declaración de correspondencia.

Si tal como se ha indicado, Guillermo Cabanellas, define la palabra copia como “Reproducción de escrito, dibujo o pintura. Traslado fiel de un documento.”; asimismo define la palabra certificado, en su segunda acepción, como: “Constancia autorizada que dan algunos particulares, por ejercicio de profesiones o cargos”; y por último define al testigo como “…la persona que está presente en un acto o en una acción, con o sin intención de dar testimonio de lo que ha ocurrido. Es una persona que brinda testimonio o que presencia de manera directa un cierto acontecimiento.”; entonces la copia autorizada que emite un gerente, constituye una declaración testimonial de lo que a él le consta por tener el documento original bajo su custodia. Y tal declaración es una declaración de carácter privado.

Tal calidad de declaración privada y bajo responsabilidad de correspondencia de la copia que entrega, con el original que tiene en custodia, produce sólo efectos hacia el destinatario, es copia informativa, ya que, en principio, el documento no contiene ninguna eficacia probatoria especial, ya el gerente no ha recibido por ley delegación alguna. Y tan válido es este razonamiento, que el propio texto legal citado, artículo 46 de la LGS, dispone que las copias certificadas para los actos que requieran inscripción deberán ser certificadas por notario.

Esta calidad de declaración testimonial del gerente, también la encontramos en el Decreto Supremo No. 006-2013-JUS,  Primera Disposición Complementaria y Final, Responsabilidades Especiales, en tanto prescribe que para la aplicación de lo dispuesto en el artículo 5° del mismo, cuando se trate de actas de las sociedades comerciales o civiles, éstas serán certificadas por el Gerente General con nombramiento inscrito, quien al final del acta declarará bajo su responsabilidad que los socios o accionistas sean efectivamente tales y que sus firmas corresponden a los mismos. Además, la firma del gerente en esta declaración, deberá estar certificada notarialmente. Adicionalmente, la emisión de la copia certificada notarial deberá ser solicitada por el gerente, quien acreditará con el documento registral o mediante consulta en línea su nombramiento correspondiente.

Como puede apreciarse la función certificante del gerente constituye una declaración testimonial, por cuanto el gerente como secretario estuvo presente en la sesión de socios, y él dejó constancia de la aprobación, de quienes firmaron con él, criterio que por analogía puede aplicarse en cuanto a las copias certificadas que emite el gerente para los socios, de las actas de los libros empresariales que tiene en custodia.

En cuanto a las copias certificadas de actas que emite el notario respecto de libros, tal como se ha analizado en comentario anterior al presente, dichas copias dan fé de que se tuvo a la vista un original con igual contenido, sin que ello implique convertir en documento público el documento privado, como lo es el acta de sesiones de socios o de directores. Certificación ésta que por haber sido emitida por notario en aplicación del Decreto del Notariado, y con las características establecidas en la misma ley, sí tienen credibilidad impuesta a terceros, tan cierto es ello que éstas certificaciones notariales, si pueden presentarse ante los Registros Públicos para su inscripción, y generarán un asiento registral que otorga publicidad efecto; es decir que aquél que toma decisión tomando en cuenta los asientos registrales, puede invocar el mismo para defender algún derecho frente a alguien que pretenda desconocérselo.  

JORGE E. VELARDE SUSSONI

  Abogado-Notario de Lima 

     

       

CERTIFICACIÓN DE REPRODUCCIONES DE DOCUMENTOS Y EXPEDICIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS DE ACTAS

Estimados curiosos:

Dentro de las actividades diarias de quienes estamos o no estamos en el mundo del Derecho, nos vamos a encontrar con algunos requerimientos tales como: “traer copia legalizada de tal documento” o “los poderes se inscriben con copias certificadas, no con copias legalizadas”.

Probablemente tales manifestaciones han generado alguna confusión frente a quien es el destinatario de tales expresiones.

Vamos a analizar las normas legales que regulan tales conceptos, así como la diferencia que existe entre ellos.

El Decreto Legislativo 1049, en adelante el Decreto del Notariado, en sus artículos 95, 104,105, 110, 111, regula lo relacionado a la expedición de copias certificadas, y a la certificación de reproducciones. Y el artículo 52 del Reglamento del Decreto del Notariado, aprobado por el Decreto Supremo No. 010-2010-JUS, en adelante el Reglamento del Decreto del Notariado, reguló lo relacionado a la certificación de reproducciones.

El artículo 95 del Decreto del Notariado dispone que son certificaciones notariales, entre otros, las expediciones de copias certificadas y las certificaciones de reproducciones.

Entonces si ello es así, de donde proviene la expresión legalizar copia o reproducción de un documento.

Certificación de reproducciones de documentos

En ninguno de los 92 artículos que tuvo la Ley 1510, primera Ley  del Notariado, se reguló lo relacionado a la certificación de copias de documentos.

El Decreto Ley 26002, del mes de Diciembre de 1992, que derogó la Ley 1510, sancionó en su artículo 95, que eran certificaciones, entre otros, la legalización de reproducciones.

No obstante, como se ha dicho, la primera Ley del Notariado, aprobada en el año 1911, no tenía regulación sobre la certificación de reproducciones, en consecuencia, no otorgó ningún nombre designando la acción de certificar una copia o reproducción; sin embrago puede señalarse que a la acción de certificar notarialmente la copia de un documento cuyo original el notario tenía a la vista, usualmente se le denominó legalizar una copia; razón por la cual en el Decreto Ley 26002, artículo 95 d), se incluyó tal actuación notarial como legalización de reproducciones.

Sin embargo tal acción de certificar que una reproducción era igual al original, no llevaba en sí mismo ninguna legalización de tal documento reproducido, es decir no lo adecuaba a ley.

Tal falta de contenido técnico legal en la acción notarial de certificar la reproducción de un documento original, motivó que en el Decreto Legislativo 1049, Decreto del Notariado vigente, publicado en el Diario Oficial El Peruano el 26 de Marzo del 2,015, se estableciera que tal acción notarial de certificación, debía ser denominada de acuerdo con su propia naturaleza. Es decir certificación de reproducciones (artículos 110 y 111 del Decreto Legislativo 1049, y artículo 52 del Reglamento del Decreto del Notariado, aprobado por el Decreto Supremo No. 010-2010-JUS).

Esta actuación notarial está definida en el artículo 110 como  aquella donde el notario certifica reproducciones de documentos obtenidos por cualquier medio idóneo, autorizando con su firma que la copia que se le presenta guarda absoluta conformidad con el original.

Asimismo el artículo 111 del Decreto del Notariado prescribe que en caso que el documento presente enmendaduras el notario, a su criterio, podrá denegar la certificación que se le solicita o expedirla dejando constancia de la existencia de las mismas. 

El texto es absolutamente claro. Se encuentra dentro de la facultad del notario negarse a certificar una copia de documento, cuyo original contenga enmendaduras o correcciones, o si a su entender tales enmendaduras no afectan la correspondencia con el original, podrá dejar constancia de ello, y certificar la copia o reproducción de tal documento.  

Pero adicionalmente a la correspondencia entre el original y la copia, que otras fes brinda un notario con la certificación de una reproducción.

El artículo 97 del Decreto del Notariado establece, entre otros,  que la autorización del notario de un instrumento público extra protocolar, realizada con arreglo a las prescripciones de esa ley, da fe de la identidad de los objetos, confiriéndole fecha cierta.

Encontrándose el artículo 97 citado dentro del Capítulo III, DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES, del Decreto del Notariado,  entonces la certificación de una reproducción otorga credibilidad de correspondencia de la reproducción con el documento original, así como la fecha en que se llevó a cabo tal certificación.

Pero acaso si la certificación de reproducción correspondiere a un documento original privado, tal certificación convierte en documento público la reproducción, porque conlleva una actuación notarial? Podría invocarse que habiendo sido realizada tal certificación notarial de reproducción, de acuerdo con los términos del Decreto del Notariado, entonces convierte en documento público la reproducción.

El debate fue intenso incluso Gattari, Derecho Notarial, señaló que sólo sería público el sello de certificación más no los demás extremos del mismo documento. Acaso una certificación notarial de reproducción documental convertiría en pública la reproducción documental, siendo el original privado?

Entendemos que el debate fue zanjado cuando en el artículo 236 del Código Procesal Civil se estableció que documento privado es el que no tiene las características del documento público; y que la legalización o certificación de un documento privado no lo convierte en público.     

Por último en cuanto a la certificación de reproducciones concierne, que pasaría si tal documento privado tenía contenido que no correspondía a la realidad, o si se tratara de un contrato cuyas firmas habrían sido falsificadas ó por último que se esté solicitando la certificación de la reproducción de un documento que ha sido sustraído.

El artículo 52 del Reglamento del Decreto del Notariado, establece que en la certificación de reproducciones a que se refiere el artículo 110° del Decreto del Notariado, el notario verificará que dicha reproducción sea idéntica al original, lo que no implica garantizar la legalidad o autenticidad del documento original presentado ante él. Cuando se habla de la legalidad de un documento no sólo  se hace referencia a su contenido, sinó también al origen del mismo.

Es decir el notario no asume responsabilidad en cuando al contenido ni la forma en que se obtuvo el mismo.

Evidentemente, existen documentos públicos, dispositivos legales originales, expedientes judiciales, administrativos, arbitrales, escrituras públicas originales de otro notario, que por ninguna circunstancia puede estar en posesión de quien no es el responsable legalmente, y son ellos los únicos que pueden certificar reproducciones de su contenido; no pudiendo un notario certificar transcripciones de los mismos.  

Expedición de copias certificadas

Cuando nos referimos a copias certificadas de documentos, no nos estamos refiriendo a certificación de reproducciones de documentos. Nos estamos refiriendo a copias o transcripciones de actas que constan en folios de libros, u hoja sueltas que conforman uno.

Se podrá decir que las copias certificadas son lo mismo  que la certificación de reproducciones, por lo cual no existe razón alguna para haberlas diferenciado. Pero ello no es así, tal como se va a comentar.

Sergio Le Pera en su obra, La Naturaleza Jurídica, realiza diversos estudios sobre lo que debemos entender por ello. Y una de las vertientes es la determinación del origen común dentro del Derecho.

En efecto, no existe ninguna posibilidad de emitir en sede notarial una certificación de reproducción de documento o una copia certificada de un acta, sino se tiene a la vista el documento original. En consecuencia el documento es el elemento inicial de análisis.

Como ya se ha visto precedentemente, el notario podrá certificar reproducciones de documentos obtenidos por cualquier medio idóneo autorizando con su firma que la copia que se le presenta guarda absoluta conformidad con el original. Entonces la certificación de reproducción se realiza teniendo cualquier documento original a la vista, dejándose constancia de ello.

Pero en el caso de copias certificadas, tal documento original no es cualquiera. No estamos refiriéndonos  a la copia de un contrato, o de un documento de identidad, u otros. El documento al que se refiere la ley, es al acta que obra en libros u hojas sueltas, que conforman una unidad. Es decir el legislador ha diferenciado entre documento general y las actas que constan en libros.

Siendo esto así, tenemos las transcripciones notariales o copias de las actas  que constan en libros, a los que la ley ha denominado copias certificadas; y las reproducciones de todos los demás documentos, a los que el legislador ha denominado, certificación notarial de reproducciones.

Entonces atendiendo al origen del documento que motiva la certificación notarial, nos encontramos con una diferencia de orígenes. El documento que consta en acta u otros textos que conforma un libro, o u hojas sueltas; y los demás.

Esta característica especial del documento fuente para realizar la actuación notarial de certificación de copia, motiva que en esta deba consignarse la certificación de apertura del libro u hojas sueltas donde consta el acta, así como el o los folios del libro donde obra la misma; el número de firmas que tiene el acta y otras circunstancias que fueren necesarias para dar una idea cabal de su contenido.  En las certificaciones de reproducciones sólo se deja constancia que la reproducción es igual al original.       

Pero, en cuanto a copias certificadas de actas concierne, debemos hacernos las siguientes interrogantes:

a.- Cuándo el acta se encuentra objetivamente elaborada como para solicitar una copia certificada notarial de la misma?

b.- Quién es el que está legitimado para solicitar una copia certificada notarial?

El Decreto Supremo No. 006-2013-JUS establece que  cuando se trate de actas de las sociedades comerciales o civiles el Gerente General con nombramiento inscrito, declarará  al final del acta, bajo su responsabilidad, que los socios o accionistas son efectivamente tales, y que sus firmas corresponden a los mismos. Además, la firma del gerente en esta declaración, deberá estar certificada notarialmente.

Es decir el acta, documento, sólo estará en posibilidad de ser utilizada como sustento de una copia certificada notarial, cuando el Gerente con nombramiento inscrito haya declarado al final del acta, que los socios y accionistas que aparecen suscribiendo el acta, son en realizada tales, y que las firmas que aparecen como de ellos en la misma son en realidad de ellos.

Tratándose de asociaciones, fundaciones, y otras entidades distintas de las sociedades civiles o comerciales, tales como cooperativas, u otras, dicha responsabilidad recaerá en el Presidente, quien deberá certificar su firma notarialmente.

De otro lado, por la Resolución del Consejo del Notariado Nº 44-2013-JUS/CN, se aprobó la Directiva N° 01-2013-JUS/CN, Lineamientos para la adecuada aplicación del decreto Supremo No. 006-2013-JUS, la que establece lo siguiente: 

1.- La exigencia de la declaración del Gerente General y se refiere a aquellas sesiones de Junta General de Accionistas, Participacionistas u órgano máximo equivalente, según el tipo de persona jurídica, sólo será para aquellos acuerdos en los que se autoriza la disposición o gravamen de los bienes de la sociedad o se designa representantes orgánicos o apoderados especiales con expresas facultades para dichos actos, lo que debe constar en la misma acta.

2.- Igual regla se aplica las personas jurídicas no societarias, entendiéndose que la certificación será efectuada por el Presidente de su Consejo Directivo o cargo equivalente según la persona jurídica, respecto a Actas de Asamblea General u órganos similares según la persona jurídica.

3.- Esta exigencia no es de aplicación a las sesiones de Directorio, Consejo Directivo u otros órganos equivalentes en la correspondiente persona jurídica, siempre que no involucre transferencia de inmuebles.

4.- En caso que el Gerente General, Presidente del Consejo Directivo o representante orgánico haya fallecido, no tenga inscrito su nombramiento, se haya cancelado su inscripción por renuncia o causas análogas o su período de funciones no se encuentre vigente o en caso de haberse suscrito un acta de remoción del representante en el ejercicio del cargo, la declaración jurada y certificación notarial de firmas se efectuará respecto a quienes suscriban el acta respectiva.

Ahora, quién debe solicitar la copia certificada notarial?

El Decreto Supremo No.006-2013-JUS, dispone que la emisión de la copia certificada notarial será solicitada por el gerente, quien acreditará con el documento registral o mediante consulta en línea su nombramiento correspondiente. Tratándose de asociaciones, fundaciones, y otras entidades distintas de las sociedades civiles o comerciales, tales como cooperativas, u otras, dicha responsabilidad recaerá en el Presidente.

En caso que el Gerente General, Presidente del Consejo Directivo o representante orgánico haya fallecido, no se encuentre inscrito su nombramiento, se haya cancelado su inscripción por renuncia o causas análogas o su período de funciones no se encuentre vigente o en caso de haberse suscrito un acta de remoción del representante en el ejercicio del cargo, la copia certificada la solicitará quien presidió la sesión; tal como lo establece la Resolución del Consejo del Notariado Nº 44-2013-JUS/CN.

El artículo 105 del Decreto del Notariado, establece que el notario no asume responsabilidad por el contenido del libro u hojas sueltas, acta o documento, ni firmas, identidad, capacidad o representación de quienes aparecen suscribiéndolo.

JORGE E. VELARDE SUSSONI

     Abogado -Notario de Lima

        

LA FE DE IDENTIDAD EN CIUDADANOS NACIONALES (Artículo 55 del Decreto Legislativo 1049)

Estimados curiosos:

Con mucha frecuencia hemos escuchado sobre este concepto, pero vamos a tratar de determinar sus alcances dentro del Derecho Notarial, y específicamente, dentro del texto protocolar notarial, tal como lo regula el artículo 55 del Decreto Legislativo 1049, Decreto del Notariado.

En efecto, ya anteriormente hemos revisado lo que podemos entender por texto notarial y acto notarial. El primero de ellos es el documento extendido, redactado, sin haber sido suscrito por ninguno de los posibles otorgantes; y el segundo de ellos, el acto notarial, es el mismo documento pero ya suscrito; es decir cuando quienes se obligaron mediante la minuta, han asumido el contenido de la escritura pública, que contiene la transcripción de la misma.  

Mediante la fé de identidad, se legitima al sujeto instrumental notarial, atribuyéndole o reconociéndole una identidad, es decir una individualidad respecto de las demás personas. 

Tal como se señaló en comentario anterior, Texto Notarial- Acto Notarial, el texto es el documento que se elabora, redacta, cuando el notario acepta brindar el ejercicio de su función notarial, frente a la solicitud de su intervención, contenida en una minuta. Acto notarial, son las situaciones sucesivas que se dan, sin solución de continuidad, cuando una persona se constituye, se hace presente en un oficio notarial  y luego de una continuidad de actos, decide firmar una documento notarial protocolar, el mismo que ya está redactado (artículo 59 j) del Decreto del Notariado).

Asimismo se indicó que la comparecencia ante notario tiene dos dimensiones, que son la dimensión acto y la dimensión papel. En la dimensión acto es cuando una persona se presenta ante un notario y solicita su intervención para formalizar en documento público notarial un negocio jurídico o una manifestación individual, que exhibe en dicho momento; y en la dimensión papel es el espacio de la escritura pública donde se hace referencia a dicha comparecencia. 

En el Perú, la comparecencia inicial ante el notario se realiza documentalmente,  y está  contenida en la minuta,  ya que la ley establece que se requiere minuta para formalizar una escritura pública; por excepción la comparecencia es personal,  en los casos establecidos en el artículo 58 el Decreto Legislativo del Notariado. Es decir en el Perú, la minuta constituye un requisito legal, salvo excepción establecida en el citado artículo 58 del Decreto Legislativo 1049, Decreto del Notariado.

La minuta constituye no sólo, la presentación o comparecencia por escrito de las personas que celebran el acto jurídico que contiene, sinó también la petición al notario de la extensión o de la redacción de un texto de escritura pública, que contenga el acto jurídico que le presentan.

El texto de una escritura es uno sólo, es documento único, existe la unicidad instrumental, no puede decirse que la escritura está medio extendida, o que se redactó a medias; ni menos aún que el compareciente sólo otorga media escritura. Para los fines de la legislación notarial, la redacción de una escritura pública, es decir su extensión, se da en una fecha determinada; la misma que es expresada en la introducción. La razón lógica de ello, es porque la comparecencia es documental, a través de una minuta, en consecuencia en una sola fecha se extienden el documento que la contiene.

La unidad de la escritura pública, documento notarial, es un concepto fundamental en el Derecho Notarial Latino, donde se encuentra el Derecho Notarial Peruano. Es decir la escritura pública, como documento, es uno solo; no obstante las partes internas que puede tener la misma, por expreso mandato legal, y las distintas fechas en que puede suscribirse el texto; ello debido a que todas son partes de una unidad.

La redacción de la escritura pública comprende tres partes: introducción, cuerpo, conclusión (artículo 52 del Decreto del Notariado).

En las presentes reflexiones vamos a dedicarnos sólo a la introducción, ya que en esta porción documental se encuentra ubicado, entre otros, el desarrollo de la comparecencia y la fé de identidad, objeto de la presente.

La aceptación del notario para brindar su facultad fedante frente a la solicitud presentada por una persona, se traduce en la redacción del documento público notarial. Y, tal aceptación importa la extensión del documento notarial, previa verificación no sólo de la viabilidad de formalizar en escritura pública la voluntad de los participantes en el acto jurídico contenido en la minuta,  sinó también corroboración de la identidad de quienes han suscrito la minuta; esto último mediante la verificación de los documentos de identidad presentados.

Si bien al iniciar toda escritura pública se consigna la fecha en que se redacta la misma, debemos tener presente que de acuerdo al artículo 35 del Decreto del Notariado, una escritura puede tener más de una fecha, la del instrumento público y la de su suscripción. Dicha norma es concordante con el artículo 59 literal j) del mismo cuerpo de legal, que prescribe que en la conclusión de la escritura pública se consignará, entre otros, la fecha en que cada uno de los interesados suscribe la misma, así como la fecha en que concluye el proceso de firmas.

Resulta muy importante tener presente lo señalado, por cuanto existe absoluta diferencia entre cómo se redacta una escritura y, de otro lado, como se  otorga o suscribe una escritura pública; ello difiere de la forma y momento en que se extienden y suscriben las actas administrativas, fiscales, judiciales. El Decreto del Notariado regula en forma específica la forma, contenido y otorgamiento del documento público notarial. Los conceptos son diferentes. La actuación notarial es especial. Y por ello tiene normatividad especial; distinta. El documento notarial es un documento creado por ley en su forma, contenido, desarrollo;  y al ser una creación legal debemos interpretarlo bajo la norma especial que lo creo. No podemos pretender interpretar un documento eminentemente técnico-legal, sin tener presente la norma legal que lo origina. Es como pretender interpretar una radiografía como si fuera una foto. Continuemos.

El artículo 16 d) Decreto Legislativo 1049, dispone que es obligación de notario requerir a los intervinientes de un acto jurídico cuya formalización en escritura pública solicitan, la presentación del documento nacional de identidad, así como los documentos exigibles para la extensión o autorización de instrumentos públicos notariales protocolares y extraprotocolares. Estos documentos deben ser solicitados antes de extender en escritura pública un acto jurídico, por cuanto constituyen parte de los documentos cuya evaluación corresponde al notario.

Estas notas, como se ha dicho, son en relación a la identificación de nacionales,  y, en otros notas, se verá lo relacionado con extranjeros.

El artículo 55 a) Identidad del Otorgante, del Decreto del Notariado, dispone que el notario dará fe de conocer a los otorgantes y/o intervinientes o de haberlos identificado, y cuando en el distrito donde se ubica el oficio notarial tenga acceso a internet, el notario exigirá el documento nacional de identidad y deberá verificar la identidad de los otorgantes o intervinientes utilizando la comparación biométrica de las huellas dactilares, a través del servicio que brinda el Registro Nacional de Identidad y Estado Civil – RENIEC.

Resulta claro que de acuerdo a las disposiciones legales antes citadas, el notario para los fines de redactar o extender un instrumento público notarial, requerirá a los intervinientes nacionales, entre otros, la presentación del documento nacional de identidad, artículo 16 d) del Decreto del Notariado, y, en consecuencia verificará la identidad de los comparecientes, utilizando la comparación biométrica de las huellas dactilares, a través del servicio que brinda RENIEC.

Pero qué debemos entender por “verificación de identidad por comparación biométrica de huellas” a través del servicio que brinda RENIEC (artículo 55 literal a) del Decreto Legislativo 1049.

Para poder entender cuál es el servicio que brinda RENIEC, y que permite a los notarios realizar la comparación biométrica establecida en la ley, debemos tener en cuenta el catálogo de servicios de RENIEC, el mismo que nos indica lo siguiente http://sib.reniec.gob.pe/download/ServiciosBiometricos/CatalogoServiciosBiometricos_v1.0.0.pdf , “Catálogo de Servicios Biométricos del RENIEC. RENIEC brinda servicios de consultas biométricas a través de diferentes modalidades y están disponibles para cualquier empresa pública o privada previo convenio. RENIEC dispone de 02 aplicaciones a través de las cuales brinda el servicio biométrico. Sistema IDENTIFICA.- Desarrollado para usuario final y tiene una lista de huelleros ya integrados. WEB SERVICE BIOMÉTRICO (WSB).- Permite integrar la funcionalidad biométrica a sus aplicaciones; a diferencia del servicio IDENTIFICA puede integrar cualquier huellero que cumpla con las especificaciones técnicas recomendadas por RENIEC para lectores biométricos (Ver sección Manuales del presente portal).

Sistema de Autenticación e Identificación Biométrica de la Identidad (IDENTIFICA). El acceso a este servicio es vía WEB en la URL: https://serviciosbiometricos.reniec.gob.pe/identifica/main.do y tiene las siguientes características: 1.3. Este servicio se puede habilitar bajo dos modalidades (Consulta Básica y Consulta Integrada) y tiene (04) módulos, que serán habilitados dependiendo del convenio. La modalidad de Consulta Básica es la que por defecto es habilitada y tiene datos básicos como respuesta a una consulta biométrica. La modalidad de Consulta integrada integra la funcionalidad del Servicio Biométrico con el Servicio de Consultas en Línea, esto permite poder visualizar más datos del ciudadano como respuesta a una consulta (tiene un costo mayor referente a la Consulta Básica, revisar los costos en el TUPAC institucional https://www.reniec.gob.pe/portal/institucional.htm).  a. Módulo de consulta 1 a 1:- Habilitación por defecto, permite realizar una consulta de AUTENTICACIÓN, para ello previo logueo al servicio, debe ingresar un DNI y dos (02) huellas (en la mayoría de los casos las dos huellas corresponden al dedo índice izquierdo y derecho, respectivamente) y el servicio responde si las huellas enviadas le corresponden o no le corresponden al DNI enviado.

Tal como se desprende de su propio catálogo de servicios, RENIEC “brinda servicios de consultas biométricas a través de diferentes modalidades”, y para ello dispone de dos aplicaciones  (softwares), nominándose una de esas aplicaciones como “SISTEMA IDENTIFICA”, que permite dos tipos de consultas, de acuerdo con el convenio que se suscriba con RENIEC: 1) Consulta Básica; 2) Consulta Integrada, que corresponde al convenio con los Colegios de Notarios.

La consulta integrada, integra, valga la redundancia, la funcionalidad de dos servicios: 1) El del Servicio de consulta en línea; con 2.- El Servicio de Autenticación; lo cual permite poder visualizar más datos del ciudadano como respuesta a una consulta.

Tal como consta en el catálogo de servicios de RENIEC, dentro de la  modalidad de consulta integrada  se encuentra el módulo de consulta 1 a 1, que permite: 1) Realizar una consulta de AUTENTICACIÓN, para lo cual se debe ingresar un DNI y dos (02) huellas; 2.- Obtener respuesta del servicio si las huellas enviadas le corresponden o no le corresponden al DNI enviado.

Los notarios suscribimos convenios individuales  con RENIEC, tal como previamente ha sido coordinado por los correspondientes Colegios de Notarios, y, en nuestro caso se denominan “CONVENIO DE CONSULTAS EN LÍNEA DE VERIFICACÓN BIOMÉTRICA ENTRE EL REGISTRO NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN Y ESTADO CIVIL Y LA NOTARÍA……”

Queda absolutamente claro que el servicio biométrico que brinda RENIEC, tal como ellos mismos lo denominan y lo publicitan en su catálogo de servicios,  tiene dos alcances en la consulta integrada, siendo ésta última la que corresponde al sistema de consultas del convenio suscrito entre el Colegio de Notarios de Lima con RENIEC, y que permite: 1.- Consulta en línea, que permite visualizar los datos del ciudadano, a fin de comparar estos con los que se adjuntaron con la minuta; y adicionalmente, 2.- Autenticación, módulo 1 a 1, que constituye la respuesta de RENIEC, si las huellas enviadas corresponden o no al DNI enviado.

Para la consulta en línea no se requiere la presencia física de la persona que va a ser identificada. Para la autenticación sí se requiere la presencia física de quien va a ser identificado.

Si el servicio biométrico, consulta integrada, que brinda RENIEC a los notarios permite dos aspectos que son: 1) La consulta en línea, y, 2.- La autenticación; entonces  cuando el artículo 55 del Decreto del Notariado establece que el notario debe dar fé de identidad del o los otorgantes o intervinientes “utilizando la comparación biométrica de las huellas dactilares a través del servicio que brinda RENIEC”, ¿qué es lo que debemos entender por “comparación biométrica”?.

En efecto, el DRAE nos proporciona ésta definición de la palabra comparar: “examinar atentamente [una cosa o a una persona] para establecer las semejanzas o diferencias con otra', junto al complemento directo, lleva un complemento introducido por con: «Compararían aquellas huellas digitales con las que figuraban en la oficina» (Chavarría Rojo [Ur. 2002]).”

La comparación biométrica no es autenticación biométrica. La comparación es una acción visual que realiza el notario cotejando la información documental de identidad con la que ya cuenta, y la contrasta, o la compara, con la que le brinda RENIEC; y ésta puede brindarse por consulta en línea, para lo cual no se requiere la presencia física de quien va a ser identificado; consulta a la que RENIEC denomina servicio biométrico; tal como puede apreciarse del catálogo de servicios de dicha entidad:

“Catálogo de Servicios Biométricos del RENIEC

 RENIEC brinda servicios de consultas biométricas a través de diferentes modalidades y están disponibles para cualquier empresa pública o privada previo convenio.”

La autenticación biométrica es una consulta electrónica que se realiza con la presencia física del interesado, ya que se encuentra en el módulo de consulta 1 a 1, y para ello se deben ingresar el número del documento nacional de identidad del interesado y dos (02) huellas, y como consecuencia de ello se obtiene una respuesta de RENIEC si las huellas enviadas le corresponden o no le corresponden al DNI enviado; a éste servicio RENIEC también lo denomina servicio biométrico.

La interpretación realizada, que la comparación no es lo mismo que la autenticación, es concordante con el concepto de autenticación dentro de la función notarial, ya que mediante la función de autenticación, el notario establece criterio de certeza entre el acto y su autor, en este caso entre la firma y su autor, para lo cual se utiliza como herramienta que permite ejercer la función notarial, el servicio de autenticación biométrica que brinda RENIEC.   

Con ello está acreditado que RENIEC denomina  SERVICIO BIOMÉTRICO A AMBAS posibilidades:

1.- A LA CONSULTA EN LÍNEA, NECESARIA PARA QUE EL NOTARIO REALICE LA COMPARACIÓN BIOMÉTRICA, DE LA INFORMACIÓN QUE LE PROPORCIONA RENIEC, CON LA QUE APARECE EN LOS DOCUMENTOS DE IDENTIDAD DEL INTERESADO CON LOS QUE YA CUENTA, PARA LO CUAL NO SE REQUIERE LA PRESENCIA FÍSICA EL INTERESADO.

2.- A LA AUTENTICACIÓN, POR LA CUAL BRINDA RESPUESTA EN EL SENTIDO SI LAS HUELLAS ENVIADAS CORRESPONDEN O NO AL DNI ENVIADO, PARA LO CUAL SE REQUIERE LA PRESENCIA FÍSICA EL INTERESADO.

Entonces cuando el Decreto del Notariado, artículo 55, hace referencia al sistema de verificación biométrica por comparación, resulta evidente que hace referencia a la consulta en línea, ya que mediante ésta vía se puede obtener información respecto de la identidad  de quien comparece ante el notario mediante la minuta,  comparando la información que recibe de RENIEC, con la que emergen de las copias de los documentos de identidad obtenidas al dejar en sus oficinas la minuta.

Incluso, se podría decir, que por este medio pueden compararse las huellas que aparecen en los reversos de las copias de los documento de identidad proporcionados, con la que proporciona RENIEC, a través de la consulta en línea; pero acaso el notario es un perito para ello. Evidentemente que no. Y ello no contradice nada, porque no debemos olvidar que inicialmente el documento es sólo un texto, no es un acto. La autenticación de la persona con el documento a suscribir, se dá cuando se suscribe, y ello está contenido en la conclusión de la escritura pública, artículo 59 literal j) del Decreto del Notariado, no en el artículo 55 del mismo cuerpo de normas legales.    

A la misma conclusión llegamos por sistema de integración jurídica, por defecto u omisión en el supuesto, mediante integración por analogía, tomando el artículo 11 de la Resolución de Resolución del Consejo del Notariado No. 044-2013-JUS/CN, en cuanto establece que cuando el resultado de la comparación biométrica sea negativo o en los casos en que no se pueda identificar por comparación biométrica, el notario está en la obligación de utilizar mecanismos alternativos de identificación, como la ficha de datos RENIEC y su comparación con los datos que constan en el documento nacional de identidad y de la verificación directa de las características del compareciente o interviniente, presentados cuando dejaron la minuta (artículo 16 d) del decreto del Notariado).

Continuando con el razonamiento de integración podemos señalar que el no estar presente al redactarse una escritura, porque la ley no lo dispone, y como consecuencia de ello no poder tomarse directamente una impresión digital, es similar a que el resultado de la consulta sea negativo, o que resulte imposible la identificación por situaciones de distinta naturaleza. Adicionalmente, no existe prohibición para llevar a cabo esta integración.

Por ello podemos integrar el supuesto, en el sentido de que el notario para identificar por comparación a quien comparece documentalmente, y luego lo hará personalmente,   utilice mecanismos de identificación como ficha de datos de RENIEC; y con tal documento proporcionado por RENIEC, realizar la verificación de identificación por comparación, con los datos que constan en el DNI que se le exhibe, fotos y otros.

Integración en la supuesto que puede realizarse por no existir supuesto de derecho, en la fé de identidad,  que contenga la situación real y con permisión legal, que quien comparece documentalmente ante notario, por minuta, no requiere estar presente en físicamente al redactarse la escritura pública; sólo existen supuestos cuando la comparación biométrica es negativa o cuando no se pueda identificar por comparación biométrica; siendo tales supuestos conformantes del mismo grupo normativo, imposibilidad de autenticar, con o sin presencia del interesado; y, sobre todo, no existe disposición legal que prohíba tal integración por defecto u omisión en el supuesto.

No existe ninguna otra posibilidad de interpretar el verbo rector COMPARAR, artículo 55 del Decreto del Notariado y artículo 11 segundo párrafo de la Resolución del Consejo del Notariado, para los fines de redactar una escritura; ya que la otra modalidad es la de autenticación, requiriéndose para ello la presencia física el interesado, para lo cual no se requiere de ninguna comparación por parte del notario, la respuesta es directa por vía electrónica. Esa es la única interpretación viable de lo dispuesto por las normas legales antes señaladas de: “…comparación biométrica de las huellas dactilares a través del servicio que brinda RENIEC”.

No es posible igualar el deber de comparar, artículo 55 del Decreto Legislativo del Notariado, acción que realiza el notario mediante el cotejo entre la información que emana de los documentos que le han proporcionado, con la información que obtiene de la respuesta de RENIEC, para lo cual no se requiere la presencia de quien va a firmar la escritura pública, con la función notarial de autenticar, artículo 59 literal j) del mismo Decreto del Notariado, por la cual se atribuye un hecho a su autor; es decir la firma a su autor; y para esta última función:

1.- El notario luego de verificar la capacidad de quien desea firmar una escritura, y luego de concluir que está en uso de sus facultades de discernimiento, auténtica la identidad de quien está presente con la autenticación electrónica que le proporciona RENIEC.

2.- Para ello utiliza la herramienta que le proporciona el módulo 1 a 1, por el cual RENIEC responde si las huellas enviadas le corresponden o no le corresponden al DNI enviado; para lo cual se requiere la presencia del que va a firmar. 

3.- Si quien se encuentra presente para firmar una escritura pública, responde a los rasgos físicos obtenidos de RENIEC, tiene capacidad de discernimiento, y asiente en firmar la escritura luego de habérsele informado de las consecuencias legales de ésta, entonces recién se le toma la firma, y en ese momento se autentica el acto, la firma, con su autor, el otorgante o interviniente.

En conclusión, la fé de identidad a la cual hace referencia el artículo 55 del Decreto del Notariado, es la corroboración por comparación que hace el notario, antes de extender o redactar una escritura pública, cuya fecha es la de extensión o redacción de la escritura pública.

Las fes que consta en la conclusión de la escritura pública, corresponden al artículo 59  literal j), al acto notarial; entre ellos la autenticación notarial; no es la fe de identidad del artículo 55 del Decreto del Notariado, que, como se ha dicho, se encuentra en la introducción de la escritura pública; correspondiendo ambas circunstancias a momentos absolutamente diferentes, salvo en el testamento por escritura pública.

JORGE E. VELARDE SUSSONI

  Abogado-Notario de Lima