Estimados curiosos:
Dentro de las actividades diarias
de quienes estamos o no estamos en el mundo del Derecho, nos vamos a encontrar
con algunos requerimientos tales como: “traer copia legalizada de tal
documento” o “los poderes se inscriben con copias certificadas, no con copias
legalizadas”.
Probablemente tales
manifestaciones han generado alguna confusión frente a quien es el destinatario
de tales expresiones.
Vamos a analizar las normas
legales que regulan tales conceptos, así como la diferencia que existe entre
ellos.
El Decreto Legislativo 1049, en
adelante el Decreto del Notariado, en sus artículos 95, 104,105, 110, 111,
regula lo relacionado a la expedición de copias certificadas, y a la certificación
de reproducciones. Y el artículo 52 del Reglamento del Decreto del Notariado,
aprobado por el Decreto Supremo No. 010-2010-JUS, en adelante el Reglamento del
Decreto del Notariado, reguló lo relacionado a la certificación de
reproducciones.
El artículo 95 del Decreto del
Notariado dispone que son certificaciones notariales, entre otros, las expediciones
de copias certificadas y las certificaciones de reproducciones.
Entonces si ello es así, de donde
proviene la expresión legalizar copia o reproducción de un documento.
Certificación de
reproducciones de documentos
En ninguno de los 92 artículos
que tuvo la Ley 1510, primera Ley del
Notariado, se reguló lo relacionado a la certificación de copias de documentos.
El Decreto Ley 26002, del mes de
Diciembre de 1992, que derogó la Ley 1510, sancionó en su artículo 95, que eran
certificaciones, entre otros, la legalización de reproducciones.
No obstante, como se ha dicho, la
primera Ley del Notariado, aprobada en el año 1911, no tenía regulación sobre
la certificación de reproducciones, en consecuencia, no otorgó ningún nombre
designando la acción de certificar una copia o reproducción; sin embrago puede
señalarse que a la acción de certificar notarialmente la copia de un documento
cuyo original el notario tenía a la vista, usualmente se le denominó legalizar
una copia; razón por la cual en el Decreto Ley 26002, artículo 95 d), se
incluyó tal actuación notarial como legalización de reproducciones.
Sin embargo tal acción de
certificar que una reproducción era igual al original, no llevaba en sí mismo
ninguna legalización de tal documento reproducido, es decir no lo adecuaba a
ley.
Tal falta de contenido técnico
legal en la acción notarial de certificar la reproducción de un documento
original, motivó que en el Decreto Legislativo 1049, Decreto del Notariado
vigente, publicado en el Diario Oficial El Peruano el 26 de Marzo del 2,015, se
estableciera que tal acción notarial de certificación, debía ser denominada de
acuerdo con su propia naturaleza. Es decir certificación de reproducciones
(artículos 110 y 111 del Decreto Legislativo 1049, y artículo 52 del Reglamento
del Decreto del Notariado, aprobado por el Decreto Supremo No. 010-2010-JUS).
Esta actuación notarial está
definida en el artículo 110 como aquella
donde el notario certifica reproducciones de documentos obtenidos por cualquier
medio idóneo, autorizando con su firma que la copia que se le presenta guarda
absoluta conformidad con el original.
Asimismo el artículo 111 del
Decreto del Notariado prescribe que en caso que el documento presente
enmendaduras el notario, a su criterio, podrá denegar la certificación que se
le solicita o expedirla dejando constancia de la existencia de las mismas.
El texto es absolutamente claro.
Se encuentra dentro de la facultad del notario negarse a certificar una copia
de documento, cuyo original contenga enmendaduras o correcciones, o si a su
entender tales enmendaduras no afectan la correspondencia con el original,
podrá dejar constancia de ello, y certificar la copia o reproducción de tal
documento.
Pero adicionalmente a la
correspondencia entre el original y la copia, que otras fes brinda un notario con
la certificación de una reproducción.
El artículo 97 del Decreto del
Notariado establece, entre otros, que la
autorización del notario de un instrumento público extra protocolar, realizada
con arreglo a las prescripciones de esa ley, da fe de la identidad de los objetos,
confiriéndole fecha cierta.
Encontrándose el artículo 97
citado dentro del Capítulo III, DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES,
del Decreto del Notariado, entonces la
certificación de una reproducción otorga credibilidad de correspondencia de la
reproducción con el documento original, así como la fecha en que se llevó a
cabo tal certificación.
Pero acaso si la certificación de
reproducción correspondiere a un documento original privado, tal certificación convierte
en documento público la reproducción, porque conlleva una actuación notarial?
Podría invocarse que habiendo sido realizada tal certificación notarial de
reproducción, de acuerdo con los términos del Decreto del Notariado, entonces
convierte en documento público la reproducción.
El debate fue intenso incluso
Gattari, Derecho Notarial, señaló que sólo sería público el sello de
certificación más no los demás extremos del mismo documento. Acaso una
certificación notarial de reproducción documental convertiría en pública la
reproducción documental, siendo el original privado?
Entendemos que el debate fue
zanjado cuando en el artículo 236 del Código Procesal Civil se estableció que
documento privado es el que no tiene las características del documento público;
y que la legalización o certificación de un documento privado no lo convierte
en público.
Por último en cuanto a la
certificación de reproducciones concierne, que pasaría si tal documento privado
tenía contenido que no correspondía a la realidad, o si se tratara de un
contrato cuyas firmas habrían sido falsificadas ó por último que se esté
solicitando la certificación de la reproducción de un documento que ha sido
sustraído.
El artículo 52 del Reglamento del
Decreto del Notariado, establece que en la certificación de reproducciones a
que se refiere el artículo 110° del Decreto del Notariado, el notario
verificará que dicha reproducción sea idéntica al original, lo que no implica
garantizar la legalidad o autenticidad del documento original presentado ante
él. Cuando se habla de la legalidad de un documento no sólo se hace referencia a su contenido, sinó
también al origen del mismo.
Es decir el notario no asume
responsabilidad en cuando al contenido ni la forma en que se obtuvo el mismo.
Evidentemente, existen documentos
públicos, dispositivos legales originales, expedientes judiciales,
administrativos, arbitrales, escrituras públicas originales de otro notario,
que por ninguna circunstancia puede estar en posesión de quien no es el responsable
legalmente, y son ellos los únicos que pueden certificar reproducciones de su
contenido; no pudiendo un notario certificar transcripciones de los
mismos.
Expedición de copias
certificadas
Cuando nos referimos a copias
certificadas de documentos, no nos estamos refiriendo a certificación de
reproducciones de documentos. Nos estamos refiriendo a copias o transcripciones
de actas que constan en folios de libros, u hoja sueltas que conforman uno.
Se podrá decir que las copias
certificadas son lo mismo que la certificación
de reproducciones, por lo cual no existe razón alguna para haberlas diferenciado.
Pero ello no es así, tal como se va a comentar.
Sergio Le Pera en su obra, La
Naturaleza Jurídica, realiza diversos estudios sobre lo que debemos entender
por ello. Y una de las vertientes es la determinación del origen común dentro
del Derecho.
En efecto, no existe ninguna
posibilidad de emitir en sede notarial una certificación de reproducción de
documento o una copia certificada de un acta, sino se tiene a la vista el documento
original. En consecuencia el documento es el elemento inicial de análisis.
Como ya se ha visto
precedentemente, el notario podrá certificar reproducciones de documentos
obtenidos por cualquier medio idóneo autorizando con su firma que la copia que
se le presenta guarda absoluta conformidad con el original. Entonces la
certificación de reproducción se realiza teniendo cualquier documento original
a la vista, dejándose constancia de ello.
Pero en el caso de copias
certificadas, tal documento original no es cualquiera. No estamos refiriéndonos
a la copia de un contrato, o de un documento
de identidad, u otros. El documento al que se refiere la ley, es al acta que
obra en libros u hojas sueltas, que conforman una unidad. Es decir el
legislador ha diferenciado entre documento general y las actas que constan en
libros.
Siendo esto así, tenemos las
transcripciones notariales o copias de las actas que constan en libros, a los que la ley ha
denominado copias certificadas; y las reproducciones de todos los demás
documentos, a los que el legislador ha denominado, certificación notarial de
reproducciones.
Entonces atendiendo al origen del
documento que motiva la certificación notarial, nos encontramos con una
diferencia de orígenes. El documento que consta en acta u otros textos que conforma
un libro, o u hojas sueltas; y los demás.
Esta característica especial del
documento fuente para realizar la actuación notarial de certificación de copia,
motiva que en esta deba consignarse la certificación de apertura del libro u
hojas sueltas donde consta el acta, así como el o los folios del libro donde
obra la misma; el número de firmas que tiene el acta y otras circunstancias que
fueren necesarias para dar una idea cabal de su contenido. En las certificaciones de reproducciones sólo
se deja constancia que la reproducción es igual al original.
Pero, en cuanto a copias
certificadas de actas concierne, debemos hacernos las siguientes interrogantes:
a.- Cuándo el acta se encuentra
objetivamente elaborada como para solicitar una copia certificada notarial de
la misma?
b.- Quién es el que está
legitimado para solicitar una copia certificada notarial?
El Decreto Supremo No.
006-2013-JUS establece que cuando se
trate de actas de las sociedades comerciales o civiles el Gerente General con
nombramiento inscrito, declarará al
final del acta, bajo su responsabilidad, que los socios o accionistas son efectivamente
tales, y que sus firmas corresponden a los mismos. Además, la firma del gerente
en esta declaración, deberá estar certificada notarialmente.
Es decir el acta, documento, sólo
estará en posibilidad de ser utilizada como sustento de una copia certificada
notarial, cuando el Gerente con nombramiento inscrito haya declarado al final
del acta, que los socios y accionistas que aparecen suscribiendo el acta, son
en realizada tales, y que las firmas que aparecen como de ellos en la misma son
en realidad de ellos.
Tratándose de asociaciones,
fundaciones, y otras entidades distintas de las sociedades civiles o
comerciales, tales como cooperativas, u otras, dicha responsabilidad recaerá en
el Presidente, quien deberá certificar su firma notarialmente.
De otro lado, por la Resolución
del Consejo del Notariado Nº 44-2013-JUS/CN, se aprobó la Directiva N°
01-2013-JUS/CN, Lineamientos para la adecuada aplicación del decreto Supremo
No. 006-2013-JUS, la que establece lo siguiente:
1.- La exigencia de la
declaración del Gerente General y se refiere a aquellas sesiones de Junta
General de Accionistas, Participacionistas u órgano máximo equivalente, según
el tipo de persona jurídica, sólo será para aquellos acuerdos en los que se
autoriza la disposición o gravamen de los bienes de la sociedad o se designa
representantes orgánicos o apoderados especiales con expresas facultades para
dichos actos, lo que debe constar en la misma acta.
2.- Igual regla se aplica las
personas jurídicas no societarias, entendiéndose que la certificación será
efectuada por el Presidente de su Consejo Directivo o cargo equivalente según
la persona jurídica, respecto a Actas de Asamblea General u órganos similares
según la persona jurídica.
3.- Esta exigencia no es de
aplicación a las sesiones de Directorio, Consejo Directivo u otros órganos
equivalentes en la correspondiente persona jurídica, siempre que no involucre transferencia
de inmuebles.
4.- En caso que el Gerente
General, Presidente del Consejo Directivo o representante orgánico haya
fallecido, no tenga inscrito su nombramiento, se haya cancelado su inscripción
por renuncia o causas análogas o su período de funciones no se encuentre
vigente o en caso de haberse suscrito un acta de remoción del representante en
el ejercicio del cargo, la declaración jurada y certificación notarial de
firmas se efectuará respecto a quienes suscriban el acta respectiva.
Ahora, quién debe solicitar la
copia certificada notarial?
El Decreto Supremo
No.006-2013-JUS, dispone que la emisión de la copia certificada notarial será
solicitada por el gerente, quien acreditará con el documento registral o mediante
consulta en línea su nombramiento correspondiente. Tratándose de asociaciones,
fundaciones, y otras entidades distintas de las sociedades civiles o
comerciales, tales como cooperativas, u otras, dicha responsabilidad recaerá en
el Presidente.
En caso que el Gerente General,
Presidente del Consejo Directivo o representante orgánico haya fallecido, no se
encuentre inscrito su nombramiento, se haya cancelado su inscripción por
renuncia o causas análogas o su período de funciones no se encuentre vigente o en
caso de haberse suscrito un acta de remoción del representante en el ejercicio
del cargo, la copia certificada la solicitará quien presidió la sesión; tal
como lo establece la Resolución del Consejo del Notariado Nº 44-2013-JUS/CN.
El artículo 105 del Decreto del
Notariado, establece que el notario no asume responsabilidad por el contenido
del libro u hojas sueltas, acta o documento, ni firmas, identidad, capacidad o
representación de quienes aparecen suscribiéndolo.
JORGE E. VELARDE SUSSONI
Abogado -Notario de Lima
