Estimados curiosos:
En el uso diario vamos a escuchar
en reiteradas oportunidades expresiones como las siguientes “necesito copia de
la escritura” sólo simple; de otro lado también podemos escuchar “copia
legalizada de la escritura”, testimonio de la escritura, copia de la minuta,
copia de una anexo determinado de la minuta.
Para poder analizar lo señalado,
previamente debemos tener presente que lo que se está pidiendo es lo que
técnicamente denominamos un traslado. Pero para ello debemos tener un original,
sinó sería imposible transcribir. Dicho original está contenido en el archivo
notarial.
El Decreto Legislativo 1049, en
adelante Decreto del Notariado, en su Sección Quinta, Del Archivo Notarial y de
los Traslados, establece en su artículo 81 que el archivo notarial está
integrado por los registros físicos en soporte de papel o magnético que lleva
el notario, conforme a ley; los tomos de minutas extendidas en el registro; los
documentos protocolizados conforme a ley, y los índices que señala la ley.
En los presentes comentarios no
se van a considerar los traslados emitidos electrónicamente, ya que ellos van a
ser materia de análisis en otra oportunidad.
De los instrumentos públicos
El traslado se da en relación a
documentos que obran en el archivo del notario, como se ha dicho. Si bien la
palabra traslado podría resultar extraña, históricamente no lo es. En el año
1503, la reina Isabel La Católica emitió la Pragmática de Alcalá, estableciendo
que cada escribano haya de tener y tenga un protocolo, que debía ser diligente
en guardar los libros de los registros y protocolos, y que cuando deba dar
traslados de escrituras, los concierte primero con el registro.
Con ello los originales o
matrices de los documentos ya no se entregaban al interesado, quedándose aquellas
en custodia del notario, y van a constituir el protocolo, expidiéndose
traslados o copias de los mismos.
En cuanto a los traslados
concierne, el artículo 82 del Decreto del Notariado establece que el notario
expedirá, bajo responsabilidad, testimonio, boleta y partes, a quien lo
solicite, de los instrumentos públicos notariales que hubiere autorizado en el
ejercicio de su función. Razón por la cual válidamente puede entenderse que el
traslado constituye un género, teniendo dentro de sus especies el testimonio,
la boleta y el parte.
Entonces, cuando nos estamos
refiriendo a traslados notariales, nos estamos refiriendo a testimonios,
boletas y partes. Qué debemos entender por cada uno de ellos?
Enrique Giménez Arnao,
Instituciones de Derecho notarial, señala que, en un sentido general,
testimonio notarial es cualquier afirmación escrita, firmada y signada por el
Notario, que se refiere a un hecho o documento en que el propio Notario haya
intervenido, o al que sea ajeno.
El testimonio, artículo 83 del Decreto del
Notariado, contiene la transcripción íntegra del instrumento público notarial,
con la fé de que da el notario, de su identidad con la matriz, la indicación de
su fecha y foja donde corre, la constancia de encontrarse suscrito por los
otorgantes y autorizado por él, rubricado en cada una de sus fojas y expedido
con su sello y firma, con la mención de la fecha en que lo expide.
Este traslado, el testimonio, difiere
de la boleta en cuanto ésta expresa sólo un resumen del contenido del
instrumento público notarial o transcripción de las cláusulas o términos que el
interesado solicite y que expide el notario, con designación del nombre de los
otorgantes, naturaleza del acto jurídico, fecha y foja donde corre y la
constancia de encontrarse suscrito por los otorgantes y autorizado por él,
rubricada en cada una de sus fojas y expedida con su sello y firma, con mención
de la fecha en que la expide. El notario, cuando lo considere necesario,
agregará cualquier referencia que dé sentido o complete la transcripción
parcial solicitada.
Es decir que mientras el
testimonio contiene una transcripción certificada del íntegro del instrumento
público, la boleta sólo contiene una transcripción parcial de un instrumento
público cuya matriz obra en el archivo del notario.
Los traslados, testimonio y boleta,
podrán expedirse, a elección del notario, a manuscrito, mecanografiado, en
copia fotostática y por cualquier medio idóneo de reproducción.
Por último, en cuanto a estos
documentos concierne, quienes pueden solicitar su expedición? Debe tenerse
presente que el artículo 82 del Decreto del Notariado dispone que el notario
bajo responsabilidad expedirá testimonios y boletas a quien lo solicite. Por lo
cual cualquier persona puede solicitar la expedición de cualquier testimonio o
boleta de una escritura pública que conste en su archivo.
El artículo 87 del Decreto del
Notariado establece que si es solicitado el traslado de un instrumento público
notarial y el notario niega su existencia en el registro, el interesado podrá
recurrir al Colegio de Notarios respectivo, para que éste ordene el examen del
índice y registro y comprobada su existencia, ordene la expedición del traslado
correspondiente. Debemos entender que en igual sentido se actuaría si el
notario sin expresión de causa niega la expedición de tales traslados de una
escritura que obra en su protocolo.
No obstante ello el Reglamento
del Decreto del Notariado, aprobado por el Decreto Supremo No. 010-2010-JUS en
su artículo 14 dispone que conforme al inciso d) del artículo 19 del Decreto
Legislativo del Notariado, el notario podrá negarse a expedir traslados de
escrituras públicas que obren en sus archivos, testimonios y boletas, cuando
existan indicios razonables de fraude o suplantación. En caso de contar con
evidencia indubitable de dicho fraude o suplantación, la abstención será
obligatoria. Establece que cuando el notario ejerza el derecho a que se refiere
el inciso d) del artículo 19 del Decreto Legislativo, y ante el requerimiento
escrito del interesado, deberá comunicar las razones de dicha denegatoria con
la inmediatez del caso y bajo responsabilidad.
Debe tenerse presente que los
testimonios y boletas no tienen calidad documental para ser considerados como
títulos que sustenten una inscripción registral. El traslado que tiene calidad
para generar asientos registrales es el parte; tal como lo dispone la sexta
disposición complementaria, transitoria y final del Decreto del Notariado.
De otro lado, un parte es la
comunicación certificada dirigida por el notario al Registrador Público,
solicitando la inscripción registral del acto jurídico que contiene el
documento que se remite.
El artículo 85 del Decreto del
Notariado, indica que el parte notarial contiene la transcripción íntegra del
instrumento público notarial con la fe que da el notario de su identidad con la
matriz, la indicación de su fecha y con la constancia de encontrarse suscrito
por los otorgantes y autorizado por él, rubricado en cada una de sus fojas y
expedido con su sello y firma, con la mención de la fecha en que lo expide. El
parte debe constar en papel notarial de seguridad que incorpore características
especiales que eviten la falsificación o alteración de su contenido.
Como puede preciarse, el parte no
sólo constituye una comunicación notarial a los Registros Públicos, para
posibilitar un asiento registral que publicite el acto jurídico que el mismo
contiene, sinó también tienen elementos externos y visibles que caracterizan el
mismo en forma objetiva como son el
papel de seguridad, el sello y rúbrica del notario en cada una de sus fojas, y
el sello y firma del notario que emite el mismo.
El papel de seguridad, creado por
ley, es el que proporciona, en Lima, el Colegio de Notarios de Lima, que tiene
características de seguridad necesarias. El Decreto del Notariado, décimo
cuarta disposición complementaria, transitoria y final, establece que el papel
notarial de seguridad para la expedición del parte, a que se refiere el
artículo 85 de la Ley, deberá ser de uso uniforme a nivel nacional y de
aplicación a partir del 1 de abril de 2016. La Junta de Decanos del Colegios de
Notarios del Perú determinará las características especiales del papel notarial
de seguridad y demás acciones necesarias destinadas a su implementación.
El parte, al igual que el
testimonio y la boleta, pueden expedirse, a elección del notario, a manuscrito,
mecanografiado, en copia fotostática y por cualquier medio idóneo de reproducción.
Pero quienes pueden solicitar la
expedición de un parte? O, quienes pueden solicitar al Notario la presentación
de partes de una escritura pública que obra en sus archivos para su inscripción
en los Registros Públicos?
Si bien el artículo 82 del
Decreto del Notariado dispone que el notario bajo responsabilidad expedirá
testimonios, boletas y partes a quien lo solicite, en cuanto a los partes se
refiere, debe tenerse presente lo establecido en la sétima disposición
complementaria, transitoria y final del Decreto del Notariado, que prescribe que
la presentación de partes notariales a los Registros de Predios, Mandatos y
Poderes, en los distintos registros del Sistema Nacional de los Registros
Públicos, deberá ser efectuada por el notario o por sus dependientes
acreditados ante la SUNARP.
Excepcionalmente, a solicitud y
bajo responsabilidad del interesado, los partes notariales podrán ser
presentados y tramitados por persona distinta al notario o sus dependientes. El
notario al expedir el parte deberá consignar en estos instrumentos el nombre
completo y número de documento de identidad de la persona que se encargará de
la presentación y tramitación. Asimismo, el notario incorporará en el Módulo
“Sistema Notario” los datos de la persona distinta que presentará el parte
notarial.
De otro lado, como se ha dicho,
cualquier persona interesada puede solicitar al notario la presentación de
partes notariales a los Registros Públicos, Predios o Mandatos y Poderes. Luego
de la presentación, el notario podrá entregar la solicitud de inscripción del
título al interesado para que éste continúe la tramitación del procedimiento,
bajo su responsabilidad.
Se preguntará entonces cuál es la
lógica del procedimiento si luego de la presentación de los partes a los
Registros Públicos por parte del notario, el que solicitó ello puede pedir continuar
con el trámite ante los Registros Públicos, pidiendo al notario se le entregue
la guía d presentación registral? Debe tenerse que los documentos que se
presentan a los Registros Públicos, son fundamentalmente instrumentos públicos,
y la razón de la precaución al presentar los partes a los Registros Públicos
por parte del notario, es para evitar la presentación de documentos falsos, y
que ellos posibiliten una inscripción registral.
El reglamento del Decreto del
Notariado aprobado por el Decreto Supremo 010-2010-JUS, artículo 36, dispone
que para efectos de lo previsto por la Séptima Disposición Complementaria,
Transitoria y Final del Decreto del Notariado, cuando el notario o sus
dependientes debidamente autorizados presenten partes ante el Registro de
Predios o de Mandatos y Poderes, acompañados de documentos aclaratorios o
complementarios constituidos por partes o testimonios expedidos por otro
notario o cónsul, no será necesaria la autorización de este último, sin
perjuicio de la verificación de autenticidad que, bajo responsabilidad deberá
practicar el notario que efectúa la presentación ante el Registro.
Para la presentación de partes
del Archivo General de la Nación, Archivos Departamentales, o de las Oficinas
Consulares, en el Registro de Predios y Mandatos y Poderes, cada una de estas
oficinas deberá señalar en los partes correspondientes la persona que tramitará
la presentación del título.
En el caso de notarios cesados,
la presentación la efectuará el presentante del notario que autoriza, la
persona que se señale en el parte o en su defecto, el representante acreditado
del colegio de notarios.
De las minutas
El artículo 82 del Decreto del
Notariado establece que el notario expedirá, bajo responsabilidad, copias
certificadas de las minutas que se encuentren en su archivo notarial.
Como se puede apreciar, si bien
el artículo 82 citado se encuentra dentro de la Sección Quinta, Del Archivo
Notarial y de los Traslados, y estos, como se ha visto, tienen dentro de sus
especies al testimonio, boletas y partes, la copia certificada de la minuta que
obra en los archivos notariales, también constituyen un traslado.
La respuesta a ello es porque el
segundo párrafo del artículo 82 del Decreto del Notariado establece que el
notario emitirá copia certificada de las minutas que se encuentren en su
archivo notarial, y el artículo 81 del mismo cuerpo normativo dispone que
integran el archivo notarial los registros físicos de escrituras, los tomos de
minutas extendida en el registro, los documentos protocolizados, y los índices.
Como puede apreciarse, no forman
parte el archivo notarial las minutas que aún no se han elevado a escritura
pública, ya que ellas no forman parte de ningún tomo de minutario (artículo 60
del Decreto del Notariado).
JORGE E. VELARDE SUSSONI
Abogado-Notario de Lima
