AUMENTO DE CAPITAL EN SOCIEDADES

Estimados curiosos:

Las presentes reflexiones serán sobre los aportes no dinerarios a una sociedad.

Mediante la Ley 26887, se probó la Ley General de Sociedades, y es ella la regula la creación, organización, funcionamiento, modificación y extinción de estas personas jurídicas.

Como se sabe, en doctrina, los elementos constitutivos de toda persona jurídica son multiplicidad de personas, una organización que permita que más de una persona se pronuncien como su fueran una sola, una finalidad común, una patrimonio que permita cumplir con sus objetivos sociales.

En cuanto al patrimonio concierne podemos señalar que se ha definido, jurídicamente,  como un conjunto de obligaciones y derechos susceptibles de una valorización pecuniaria, que constituyen una universalidad de derecho (universitas iuris). Según lo expuesto, el patrimonio de una persona estará siempre integrado por un conjunto de bienes de derechos y, además, por obligaciones y cargas; pero es requisito indispensable que estos derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio sean siempre apreciables en dinero, es decir, que puedan ser objeto de una valorización pecuniaria Rojina Villegas, Rafael; Compendio de Derecho Civil.

En el ámbito económico, solemos definir al patrimonio como un conjunto de bienes, derechos y obligaciones con los que una persona, grupo de personas o empresa cuenta y los cuales emplea para lograr sus objetivos. En ese sentido, se pueden entender como sus recursos y el uso que se les da a estos. Sánchez Galán, Javier.

Toda sociedad tiene un capital, pudiendo entenderse este como el valor establecido en dinero, del total de las aportaciones de dinero, bienes o derechos pero susceptibles de valoración económica; lo cual implica que las aportaciones que pueden ser dinerarias o no dinerarias, pero apreciables en dinero; pero siempre deben estar reflejas el pacto social y en el estatuto.

El capital social se distingue del patrimonio social en el sentido éste está constituído por los bienes en los cuales la sociedad ha invertido el capital, así como en las reservas y beneficios no repartidos; como también por las obligaciones asumidas.

Si bien cuando una sociedad recién se constituye el capital social y el patrimonio son iguales, sin embargo con el correr de la actividad social, el volumen patrimonial, que contiene los bienes, créditos y valores adquiridos por la sociedad, establecen una diferencia respecto del capital social de la constitución. Hundskopf Exebio, Oswaldo, Manual de Derecho Societario.

En cuanto al capital social concierne, éste, como se ha dicho, tiene como fuente generadora, los aportes que realizaron los socios al momento de constituir la sociedad, o al aumentar el capital social de la constitución o el que se tenga en un momento específico, mediante un acuerdo en Junta de Socios, o por Directorio en las sociedades que tengan éste órgano social, y hubieren recibido facultades expresas para ello por la Junta General de Socios.

El aporte es un concepto establecido en la Ley General de Sociedades, y está definido como la transferencia de la propiedad de dinero, bienes y/o derechos que realizan los socios en favor de una sociedad. En contraprestación por tal transferencia, el socio recibe acciones o derechos, representados por participaciones, de la sociedad que recibe el dinero, bienes y/o derechos que le son transferidos.

Cuando el aporte se dá en dinero, no existe inconveniente alguno en la valoración de lo recibido, ya que el dinero, unidad monetaria, es medio de cambio económico universal. Para acreditar el aporte debe exhibirse la constancia bancaria de transferencia en favor de la sociedad. Cuando la sociedad recién se constituye, se exhibe la constancia bancaria de apertura de una cuenta en favor de la sociedad que se va a constituir. En el caso que alguno de los socios fuere casado, no se requiere la intervención del cónyuge, por cuanto las acciones o participaciones son bienes muebles, y por definición cualquiera de los cónyuges representa a la sociedad conyugal en la compra de bienes muebles.

Si el aporte se realiza en bienes muebles o inmuebles debe tenerse presente algunos aspectos. En el caso de bienes inmuebles la entrega de los bienes inmuebles se considera efectuada al otorgarse la escritura pública en la que consta el aporte (artículo 25 de la Ley General de Sociedades)

 En el caso de bienes muebles, la entrega de los bienes muebles aportado debe estar hecha a más tardar al otorgarse la escritura pública de constitución o de aumento de capital, según el caso. Este aporte se acredita con una declaración jurada del gerente de la sociedad, declarando haber recibido los bienes aportados.

Asimismo, en cuanto al aporte de bienes, artículo 27 de la Ley General de Sociedades, debe presentarse un informe de valorización en el que se describen los bienes o derechos objeto del aporte, los criterios empleados para su valuación y su respectivo valor.

Debe tenerse presente que toda vez que cuando el aporte está constituído en bienes, si alguno de los socios es casado, y el bien fue adquirido dentro de la vigencia del matrimonio, deben participar en la transferencia los cónyuges que aportan, y en contraprestación reciben las acciones o participaciones.

Por último si el aporte es no dinerario sinó mediante derechos de crédito, el artículo 26 de la Ley General de Sociedades, establece que si el pacto social permite que el socio aportante entregue como aporte títulos valores o documentos de crédito a su cargo, el aporte no se considera efectuado hasta que el respectivo título o documento sea íntegramente pagado.

Sin embargo cuando el pacto social contempla que el aporte puede estar acreditado con títulos valores o documentos de crédito, y el obligado principal en estos no es el socio aportante, el aporte se entenderá cumplido con la transferencia de los respectivos títulos o documentos, con el endoso de los respectivos títulos valores o documentos y sin perjuicio de la responsabilidad.

En estos casos, asimismo, en la en la escritura pública donde conste el aporte de derechos de crédito, debe insertarse un informe de valorización en el que se describen los derechos objeto del aporte, los criterios empleados para su valuación y su respectivo valor.

En efecto, tal como se puede percibir, el legislador no ha brindado un trato igualitario, en cuanto el título valor aportado tenga como persona responsable al socio, o a un tercero. Pero ello es así.  

Debe tenerse presente que siempre el aportante asume ante la sociedad la obligación de saneamiento del bien aportado. Incluso si el aporte consiste en un conjunto de bienes que se transfiere a la sociedad como un solo bloque patrimonial, unidad económica o fondo empresarial, el aportante está obligado al saneamiento del conjunto y de cada uno de los bienes que lo integran.

Si el aporte consiste en la cesión de un derecho, la responsabilidad del aportante se limita al valor atribuido al derecho cedido pero está obligado a garantizar su existencia, exigibilidad y la solvencia del deudor en la oportunidad en que se realizó el aporte.

JORGE E. VELARDE SUSSONI

 Abogado- Notario de Lima

PODER-REVOCATORIA-PODER IRREVOCABLE

Estimados curiosos:

Con frecuencia, en el día a día, podemos escuchar o leer expresiones tales como “no tenía poder para hacer eso” ó “su poder ya había vencido” ó le revocaron el poder.

Frente a ello, debemos tener presente lo que significa un poder, dentro del acto jurídico; es decir aquel otorgamiento de facultades que genera consecuencias dentro del mundo del Derecho, así como la forma de dejar sin efecto el mismo; es decir, revocarlo.

Ya la jurisprudencia ha establecido algunas diferencias que debemos tener en cuenta, en conceptos como “el nuncio” o el representante”. Veamos.

Resulta normal que quien desee ejecutar algún acto, lo haga en forma directa. Pero cuando tal circunstancia no resulta posible, por infinidad de circunstancias, v.g. no encontrarse presente o no va a estar presente en el lugar donde se debe ejecutar tal acción, entonces debe facultar a otra persona a fin de que ejecute tal acción en su nombre.

En estas líneas sólo se va a considerar el otorgamiento de facultades entre personas naturales, y no se va a analizar lo que constituye la representación en personas jurídicas, ya que existen una serie de aspectos distintos que deben evaluarse. Y, específicamente, se va a analizar la representación convencional, no la legal. Entendida la primera como la que se genera por acuerdo de voluntades, mientras la segunda es por disposición expresa de la ley.

“Código Civil

Origen de la representación

Artículo 145.- El acto jurídico puede ser realizado mediante representante, salvo disposición contraria de la ley.

La facultad de representación la otorga el interesado o la confiere la ley.”

Cuando una persona celebra por otra un negocio jurídico, en nombre de quien le otorgó alguna facultad, entonces nos encontramos frente a la figura de la representación. Según Nicolás Coviello, Doctrina General del Derecho Civil, representante es aquél que declara su propia voluntad o recibe una declaración, en lugar y en nombre de otra persona. 

Esta característica de “declara su propia voluntad” resulta muy importante para establecer distinciones conceptuales.

En efecto, existe diferencia doctrinaria entre lo que se denomina un “nuncio” y “el representante”. El primero es un mensajero o trasmisor de la voluntad ajena, sin incorporar ningún elemento propio. En cambio el segundo implica que el apoderado puede fijar o determinar distintas circunstancias propias del acto celebrado en nombre ajeno, incluso las esenciales. (Resolución No. 1150-2009-SUNARP-TR-L)

Es decir en cuanto al nuncio concierne, ésta persona sólo expresa directamente o actúa en la forma que se le indicó. En cuanto al representante, si bien existe un representado que se va a expresar a través de un tercero, el representante, éste si tiene la capacidad de manifestar su propia voluntad, la misma que va a obligar a su representado, en la medida que se exteriorice dentro de los límites de la representación otorgada.

El Decreto del Notariado, artículo 117, regula las clases de poderes que pueden otorgarse ante notario de acuerdo a su modalidad, prescribiendo que estos pueden ser en escritura pública, fuera de registro;  y, carta con firma legalizada.

El artículo 118 siguiente prescribe que poder por escritura pública se rige por las disposiciones establecidas para toda escritura pública, y su modificatoria o revocatoria de poder otorgado ante otro notario deberá ser informada por el notario que extienda la escritura pública al notario donde se extendió la escritura de poder.

El artículo 119 del mismo Decreto del Notariado establece que el poder fuera de registro se rige por las disposiciones señaladas en el párrafo precedente, artículo 118, sin requerir para su validez de su incorporación al protocolo notarial.

Por último el Poder por Carta con firma legalizada, regulado por el artículo 120 del decreto del Notariado, se otorga en documento privado, conforme las disposiciones sobre la materia.

Respecto a asuntos inherentes al cobro de beneficios de derechos laborales, seguridad social en salud y pensiones, el poder por carta con firma legalizada tiene una validez de tres meses para cantidades menores a media Unidad Impositiva Tributaria.

El uso de cada una de estas modalidades de poder estará determinado en razón de la cuantía del encargo. En caso de no ser éste susceptible de valuación, regirán las normas sobre el derecho común. (artículo 122 del Decreto del Notariado)

El Reglamento del Decreto del Notariado, aprobado por el Decreto Supremo No. 010-2010-JUS, en su artículo 54, establece las cuantías para determinar el tipo de poder a utilizar, siendo éstas: 1. Hasta media (1/2) UIT poder por carta con firma legalizada; 2. Más de media (1/2) UIT y hasta tres (3) UIT poder fuera de registro; y 3. Más de tres (3) UIT poder por escritura pública.

En cuanto a la vigencia de un poder, ésta se determina  por elementos que se encuentran dentro del mismo poder, o por circunstancias externas.

Dentro del mismo poder podemos encontrar que ha sido otorgado por un plazo específico, o para ejecutar un solo acto. Si el plazo se hubiere cumplido, o el acto se hubiere realizado, entonces debemos entender que el poder ya no está vigente. Es decir el representante ya no lo es.

En cuanto situaciones externas se refiere, podríamos hablar del fallecimiento del representado, la revocatoria del poder, renuncia del representante, etc.

Por la revocatoria, el representado en forma unilateral dá por concluída la representación o el apoderamiento que respecto de su persona tiene un tercero, el representante.

Tal como lo refiere Diez Picazo en la representación convencional, es el propio interesado quien puede revocar el poder, pudiendo ser su fundamento la pérdida de la confianza ó incluso sin fundamento alguno, como lo prescribe el artículo 149 del Código Civil.

“Revocación del poder

Artículo 149.- El poder puede ser revocado en cualquier momento.”

Pero si bien, como se ha dicho, tal facultad de revocatoria responde única y exclusivamente a la voluntad del representado, acaso éste puede ejecutarla en cualquier momento sin limitación alguna? Que sucedería si son varios los representados? Qué sucede si el poder se otorgó con un plazo, o para un fin específico?

El poder puede ser otorgado por una persona en favor de una persona, una persona en favor de más de una persona; más de una personas en favor de una persona, más de una persona varia personas en favor de más de una persona.

Si bien el principio es que el poder puede ser revocado en cualquier momento, deben tenerse presente las disposiciones legales cuando existe pluralidad de los otorgantes y de los representantes.

El artículo 150 del Código Civil prescribe que “La revocación del poder otorgado por varios representados para un objeto de interés común, produce efecto sólo si es realizada por todos.”

Si bien el contrato es fuente de obligaciones, y el objeto de  la obligación es la prestación, es decir la acción o inacción que debe o no ocurrir como consecuencia de las obligaciones emergentes del contrato, entonces podemos entender que interés común en un poder puede definirse como la acción u omisión que todos los representados esperan que el representante ejecute o no ejecute, de acuerdo con el apoderamiento que se le otorgó.

Entonces, tal como lo prescribe el artículo 150 citado, cuando varias personas otorgan poder a alguien para que ejecute o no determinados actos en interés de todos ellos, la revocatoria del poder sólo produce efecto si es realizada por todos.

Es importante indicar que la norma legal citada no establece que es nula la revocatoria otorgada por sólo uno de los que otorgaron poder, en interés común de varios poderdantes; establece que, en estos casos, la revocatoria sólo produce efectos si es otorgada por todos. El acto existe, pero no produce efectos, consecuencias.

Pero si tal como se ha visto le revocación de un poder es un acto que corresponde exclusivamente al poderdante, y por el cual da por concluídas las facultades que otorgó a un tercero, el representante, para que en su nombre ejecute determinados actos, acaso existen circunstancias bajo las cuáles tal revocatoria no es posible.

El artículo 153 del Código Civil dispone lo siguiente:

“El poder es irrevocable siempre que se estipule para un acto especial o por tiempo limitado o cuando es otorgado en interés común del representado y del representante o de un tercero.

El plazo del poder irrevocable no puede ser mayor de un año.”

Es decir, del texto de la disposición legal se desprende tres circunstancias bajo las cuáles el poder es irrevocable: cuando es otorgado para un acto especial, por tiempo limitado, en interés común del representado y del representante, y en interés de un tercero.

El texto de la norma legal citada  es muy claro. El poder es irrevocable si del poder se desprende que ha sido otorgado para un acto especial, v.g. vender la casa ubicada en determinada dirección; ó que el poder otorgado tiene un plazo específico de vigencia, v.g. para que represente al representado por seis meses en las asambleas de determinada asociación; ó que el representante por sí y en representación del representado adquieran un inmueble; ó que el representante adquiera un inmueble a nombre del representado para donárselo a tercera persona.

En esos casos el poder es irrevocable. Pero adicionalmente el texto legal dispone que el plazo del poder irrevocable no puede exceder de un año.

La irrevocabilidad de un poder, establecida por ley, constituye, en esencia, una limitación a la autonomía de la voluntad.

En principio debe tenerse presente que el otorgamiento de un poder constituye el ejercicio del principio de la autonomía de la voluntad, mediante la manifestación  de ésta a través de un poder; por lo cual la manifestación de voluntad en el sentido de querer dar por finalizado tal apoderamiento otorgado, constituye también el ejercicio del derecho de la autonomía de la voluntad. Las limitaciones para el ejercicio de  esta manifestación  voluntad constituyen una vulneración, en la medida que no se encuentren en la Constitución Política, que por su naturaleza no corresponde, o que la Constitución Política hubiere permitido establecer tales limitaciones por ley; v.g. artículo 70 cuando se establece el derecho a la propiedad es garantizado y se ejerce en armonía con el bien común y dentro de los límites de la ley.

Sin embargo ello no es así. No obstante, lo real es que se tiene una norma legal que prescribe la irrevocabilidad del poder cuando se dan determinadas circunstancias.

Pero, de otro lado, se tiene que en el mismo artículo del Código Civil, el 153, en su último párrafo se establece que el plazo del poder irrevocables es de un año.

Este plazo se refiere a que el poder caducó?

El artículo 2004 del Código Civil prescribe que los plazos e caducidad los fija la ley, sin admitirse pacto en contrario. Es decir la caducidad la establece la ley. Si ello es así, el artículo 153 no ha establecido que el plazo de un año en el mismo dispuesto, es de caducidad. Entonces el plazo de un año no es de caducidad.

Si el plazo no es de caducidad, entonces cuál es la naturaleza del mismo, o por último cuáles son los efectos de su determinación legal.

Como se ha señalado al no ser el plazo de un año dispuesto en el artículo 153 del Código Civil uno de caducidad, entonces no se extinguen las facultades que de el se desprenden. Entonces cuál es la lógica consecuencia de la fijación del mismo.

Si el poder por sí mismo es un acto jurídico, y la calidad de irrevocable es un elemento accesorio de temporalidad establecido por ley, en forma independiente a que tal característica hubiere sido dispuesta por el otorgante, entonces el plazo de un año  establecido en el segundo párrafo del artículo 153 del Código Civil, corresponde a que vencido dicho plazo el poder puede ser revocado sin inconveniente legal alguno. Ese es el plazo máximo de duración de la característica accesoria de irrevocabilidad del poder. No del poder en sí.    

JORGE E. VELARDE SUSSONI

  Abogado-Notario de Lima

     

INDICES NOTARIALES

Estimados curiosos:

En cuanto a los índices notariales concierne, no se ha hablado mucho, pero sin embargo son de singular importancia.

En efecto, tal como lo establece el artículo 81 del Decreto del Notariado, tantas veces citado en todas nuestras conversaciones, los índices forman parte del archivo notarial, y como consecuencia de ello cumplen importante función para la ubicación de los documentos que forman parte del protocolo notarial.

El artículo 91 del Decreto de Notariado, prescribe que el notario llevará índices cronológico y alfabético de instrumentos públicos protocolares, a excepción del registro de protestos que solo llevará el índice cronológico. Establece asimismo, que el índice consignará los datos necesarios para individualizar cada instrumento.

Estos índices podrán llevarse en tomos o en hojas sueltas, a elección del notario, en el caso de llevarse en hojas sueltas deberá encuadernarse y empastarse dentro del semestre siguiente a su formación.

Asimismo, podrá llevar estos registros a través de archivos electrónicos, siempre y cuando la información de los mismos sea suministrada empleando la tecnología de firmas y certificados digitales de conformidad con la legislación de la materia.

El artículo 37 del Decreto Supremo No. 010-2010-JUS, Reglamento del Decreto del Notariado, dispone que respecto del último párrafo del artículo 91º del Decreto Legislativo, los colegios de notarios reglamentarán la forma en que se podrá llevar el archivo electrónico de los índices.

Pero qué información contienen los índices? Tal como se ha citado anteriormente, el artículo 91 del Decreto del Notariado regula lo relacionado a los índices, y dispone que los índices se organizan en forma cronológica y alfabética.

Lo señalado resulta especialmente importante, por cuanto en reiteradas oportunidades de nos consulta sobre los actos realizados en relación a un determinado bien, y no resulta posible atender tales solicitudes, por cuanto los índices no se organizan en relación a los bienes o actos celebrados. Se organización en relación a las personas y en relación al momento en que las persona ejecutan actos notariales. No en relación al acto o a los bienes.

Cada notario deberá consignar los datos necesarios que permitan  individualizar un instrumento. Y, cuáles son esos datos?

Si hablamos del instrumento, entonces debemos tener en cuenta que todo instrumento público tiene la foliación que lo contiene, el número del instrumento que es correlativo, la fecha de su extensión, las personas que otorgan el instrumento público, podría también consignarse el tipo de acto jurídico que se ha celebrado, pero ello no es una referencia legal, los anteriores sí.

Los datos señalados resultan indispensables en todo instrumento porque son los establecidos por ley.

Como puede verse no es posible buscar en los índices cronológico o alfabético, en relación a los actos, cuales son aquellos que determinada persona ha otorgado en relación a un bien determinado. Tampoco es posible ubicar cuantos poderes ha otorgado una persona en favor de otra, cuando una sola persona, el otorgante, es quien suscribe el documento. Si es posible ubicar cuantos documentos ha suscrito una persona en forma general.

De otro lado, resulta importante la referencia de una fecha, aunque sea el año, toda vez que el artículo 44 del decreto del notariado prescribe que el 31 de diciembre de cada año se cerrará el registro notarial, por lo cual a partir del uno de enero del año siguiente se reiniciará la numeración que corresponden a los instrumentos públicos, por lo cual es absolutamente normal encontrar la escritura pública número uno o el protesto número uno en todos los años.

Si uno solicita en cualquier dependencia u oficina algo cuya ubicación es posible, el tiempo que demoraremos será el mínimo indispensable; así como el malestar que normalmente se genera en toda persona cuando debe realizar alguna gestión administrativo legal.

JORGE E. VELARDE SUSSONI

  Abogado-Notario de Lima

   

 

PROTOCOLIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Estimados curiosos:

El Decreto del Notariado, aprobado por el Decreto Legislativo 1049, regula en sus artículos 64, 65 y 66 lo relacionado a la protocolización de documentos.

Se define la protocolización en el artículo 64 en los términos siguientes: “Por la protocolización se incorporan al registro de escrituras públicas los documentos que la ley, resolución judicial o administrativa ordenen.”

El artículo 37 del Decreto del Notariado establece que el protocolo de un notario está formado por los siguientes registros:

a) De escrituras públicas.

b) De escrituras públicas unilaterales para la constitución de empresas, a través de los Centros de Desarrollo Empresarial autorizados por el Ministerio de la Producción.

c) De testamentos.

d) De protesto.

e) De actas de transferencia de bienes muebles registrables.

f) De actas y escrituras de procedimientos no contenciosos.

g) De instrumentos protocolares denominados de constitución de garantía mobiliaria y otras afectaciones sobre bienes muebles; y,

h) Otros que señale la ley

Como puede apreciarse, sólo es posible protocolizar documentos en el Registro de Escrituras Públicas. No es posible protocolizar documentos en ninguno de los otros registros que conforman el archivo notarial.

Ahora debemos tener en cuenta cuáles son los documentos cuya protocolización notarial es posible.

El artículo del Decreto del Notariado, ya citado, prescribe que por la protocolización se incorporan al registro de escrituras públicas, los documentos que la ley, resolución judicial o administrativa ordenen.

Es decir, de acuerdo al artículo 64 del Decreto del Notariado, los únicos documentos materia de protocolización notarial, serían los que tienen originen en sede judicial, administrativa o los dispuestos por ley.

Sin embargo qué sucede con los actuados arbitrales cuya protocolización se solicitan con frecuencia. Acaso ello no es posible?

No obstante que el artículo 64 citado no prescribe situación alguna en cuento a los actuados arbitrales concierne, sin embargo el artículo 65 del Decreto del Notariado, modificado por el Decreto Legislativo 1232, publicado el 26 de setiembre del 2,015, dispone que tratándose de la protocolización de laudos arbitrales deberá requerirse la comparecencia del árbitro o uno de ellos designados por el Tribunal Arbitral para su identificación; razón por la cual es lógico entender que los actuados arbitrales son susceptibles de protocolizarse notarialmente.

Y tal razón se explica porque dentro de las funciones inherentes a la actividad notarial, están la conservación, archivo y custodia de los documento notariales.

“Decreto del Notariado

Artículo 2.- El Notario

El notario es el profesional del derecho que está autorizado para dar fe de los actos y contratos que ante él se celebran. Para ello formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los instrumentos a los que confiere autenticidad, conserva los originales y expide los traslados correspondientes.

SECCIÓN QUINTA

DEL ARCHIVO NOTARIAL Y DE LOS TRASLADOS”

Siendo ello así, no resulta extraño, dada la naturaleza de los actuados arbitrales, que se haya permitido que los expedientes arbitrales puedan ser protocolizados en archivos notariales.

Y, desde el enfoque arbitral se sustenta en que el Decreto Legislativo 1071, Decreto Legislativo del Arbitraje,  en su artículo 61, Conservación de las actuaciones, dispone que:

“1. Transcurrido el plazo que las partes hayan señalado a este fin o, en su defecto, el de tres (3) meses desde la terminación de las actuaciones, cesará la obligación del tribunal arbitral de conservar la documentación del arbitraje. Dentro de ese plazo, cualquiera de las partes podrá solicitar al tribunal arbitral que le remita los documentos presentados por ella. El tribunal arbitral accederá a la solicitud siempre que no atente contra el secreto de la deliberación arbitral y que el solicitante asuma los gastos correspondientes.

2. Cualquiera de las partes también puede solicitar, a su costo, que las actuaciones sean remitidas en custodia a las Cámaras de Comercio o instituciones arbitrales que ofrezcan servicios de conservación y archivo de actuaciones arbitrales.

3. Si se interpone recurso de anulación contra el laudo, el tribunal arbitral tiene la obligación de conservar las actuaciones originales y de expedir las copias pertinentes que solicite la parte interesada, a su costo. Resuelto el recurso en definitiva, serán de aplicación los numerales 1 y 2 de este artículo, siempre que no deba reiniciarse las actuaciones o no deba entregarse éstas a un nuevo tribunal arbitral o la autoridad judicial para que resuelva la controversia.”

Es decir, un expediente arbitral, no es uno judicial, y la responsabilidad de su custodia no excede más de tres meses desde que concluyó el proceso arbitral. Y, habiéndose decidido un conflicto de intereses, resulta recomendable que el expediente donde consta lo sucedido se custodia adecuadamente. Pudiendo ello ser en sede notarial o en otras sedes, tal como lo dispone el texto legal citado.  

Ahora veamos, como se protocolizan los actuados.

El artículo 65 del Decreto del Notariado, dispone que las protocolizaciones de expedientes judiciales o administrativos o los dispuestos por ley,  se realizan mediante un acta, precisando su contenido.

“Decreto del Notariado

Artículo 65

“Artículo 65.- Contenido del Acta de Protocolización

El acta de protocolización contendrá:

a) Lugar, fecha y nombre del notario.

b) Materia del documento.

c) Los nombres de los intervinientes.

d) El número de fojas de que conste.

e) Nombre del juez que ordena la protocolización y del secretario cursor y mención de la resolución que ordena la protocolización con la indicación de estar consentida o ejecutoriada o denominación de la entidad que solicita la protocolización.”

Como se puede apreciar del texto transcrito, en ningún momento se establece que el acta debe ser suscrita por persona distinta al notario. En consecuencia el notario debe extender el acta con los datos antes señalado y suscribirá la misma.

En cuanto a la protocolización de expedientes arbitrales, el literal f) del artículo 65 del Decreto del Notariado sanciona que:

“Decreto del Notariado

Artículo 65

“Artículo 65.- Contenido del Acta de Protocolización

…

f) Tratándose de la protocolización de laudos arbitrales deberá requerirse la comparecencia del árbitro o uno de ellos designados por el Tribunal Arbitral para su identificación.”

En cuando al contenido de las actas de protocolización de expedientes arbitrales, adicionalmente a lo dispuesto en los literales de a), b), c), d), y e), del artículo 65 del Decreto del Notariado, debe requerirse la comparecencia del árbitro o de uno de ellos designados por el Tribunal Arbitral, es decir cuando la conformación era de más de un árbitro.   

En este caso, el árbitro o uno de los integrantes del Tribunal Arbitral comparece ante el notario, y suscribe el acta con el notario.

Pero cómo se archiva y custodia el expediente si no existe en el archivo notarial un tomo donde custodiar  los expediente protocolizados.   

El artículo 66 del Decreto del Notariado dispone que el expediente materia de la protocolización se agrega al final de tomo donde consta el acta de protocolización.

Una vez que el expediente se protocoliza, tiene la misma suerte que los demás  documentos que conforman un archivo notarial,  es decir no podrán separarse nunca más, tal como lo dispone el acotado artículo 66 del Decreto del Notariado. Sólo se emitirán traslados.

JORGE E. VELARDE SUSSONI

  Abogado-Notario de Lima