Estimados curiosos:
En cuanto a los índices
notariales concierne, no se ha hablado mucho, pero sin embargo son de singular
importancia.
En efecto, tal como lo establece
el artículo 81 del Decreto del Notariado, tantas veces citado en todas nuestras
conversaciones, los índices forman parte del archivo notarial, y como
consecuencia de ello cumplen importante función para la ubicación de los
documentos que forman parte del protocolo notarial.
El artículo 91 del Decreto de
Notariado, prescribe que el notario llevará índices cronológico y alfabético de
instrumentos públicos protocolares, a excepción del registro de protestos que
solo llevará el índice cronológico. Establece asimismo, que el índice
consignará los datos necesarios para individualizar cada instrumento.
Estos índices podrán llevarse en
tomos o en hojas sueltas, a elección del notario, en el caso de llevarse en
hojas sueltas deberá encuadernarse y empastarse dentro del semestre siguiente a
su formación.
Asimismo, podrá llevar estos
registros a través de archivos electrónicos, siempre y cuando la información de
los mismos sea suministrada empleando la tecnología de firmas y certificados
digitales de conformidad con la legislación de la materia.
El artículo 37 del Decreto
Supremo No. 010-2010-JUS, Reglamento del Decreto del Notariado, dispone que
respecto del último párrafo del artículo 91º del Decreto Legislativo, los
colegios de notarios reglamentarán la forma en que se podrá llevar el archivo
electrónico de los índices.
Pero qué información contienen
los índices? Tal como se ha citado anteriormente, el artículo 91 del Decreto
del Notariado regula lo relacionado a los índices, y dispone que los índices se
organizan en forma cronológica y alfabética.
Lo señalado resulta especialmente
importante, por cuanto en reiteradas oportunidades de nos consulta sobre los
actos realizados en relación a un determinado bien, y no resulta posible
atender tales solicitudes, por cuanto los índices no se organizan en relación a
los bienes o actos celebrados. Se organización en relación a las personas y en
relación al momento en que las persona ejecutan actos notariales. No en
relación al acto o a los bienes.
Cada notario deberá consignar los
datos necesarios que permitan
individualizar un instrumento. Y, cuáles son esos datos?
Si hablamos del instrumento,
entonces debemos tener en cuenta que todo instrumento público tiene la
foliación que lo contiene, el número del instrumento que es correlativo, la
fecha de su extensión, las personas que otorgan el instrumento público, podría
también consignarse el tipo de acto jurídico que se ha celebrado, pero ello no
es una referencia legal, los anteriores sí.
Los datos señalados resultan
indispensables en todo instrumento porque son los establecidos por ley.
Como puede verse no es posible buscar
en los índices cronológico o alfabético, en relación a los actos, cuales son aquellos
que determinada persona ha otorgado en relación a un bien determinado. Tampoco
es posible ubicar cuantos poderes ha otorgado una persona en favor de otra,
cuando una sola persona, el otorgante, es quien suscribe el documento. Si es
posible ubicar cuantos documentos ha suscrito una persona en forma general.
De otro lado, resulta importante
la referencia de una fecha, aunque sea el año, toda vez que el artículo 44 del
decreto del notariado prescribe que el 31 de diciembre de cada año se cerrará
el registro notarial, por lo cual a partir del uno de enero del año siguiente
se reiniciará la numeración que corresponden a los instrumentos públicos, por
lo cual es absolutamente normal encontrar la escritura pública número uno o el
protesto número uno en todos los años.
Si uno solicita en cualquier
dependencia u oficina algo cuya ubicación es posible, el tiempo que demoraremos
será el mínimo indispensable; así como el malestar que normalmente se genera en
toda persona cuando debe realizar alguna gestión administrativo legal.
JORGE E. VELARDE SUSSONI
Abogado-Notario de Lima
