Estimados curiosos:
El Decreto del Notariado,
aprobado por el Decreto Legislativo 1049, regula en sus artículos 64, 65 y 66
lo relacionado a la protocolización de documentos.
Se define la protocolización en
el artículo 64 en los términos siguientes: “Por la protocolización se
incorporan al registro de escrituras públicas los documentos que la ley,
resolución judicial o administrativa ordenen.”
El artículo 37 del Decreto del
Notariado establece que el protocolo de un notario está formado por los
siguientes registros:
a) De escrituras públicas.
b) De escrituras públicas
unilaterales para la constitución de empresas, a través de los Centros de
Desarrollo Empresarial autorizados por el Ministerio de la Producción.
c) De testamentos.
d) De protesto.
e) De actas de transferencia de
bienes muebles registrables.
f) De actas y escrituras de
procedimientos no contenciosos.
g) De instrumentos protocolares
denominados de constitución de garantía mobiliaria y otras afectaciones sobre
bienes muebles; y,
h) Otros que señale la ley
Como puede apreciarse, sólo es
posible protocolizar documentos en el Registro de Escrituras Públicas. No es posible
protocolizar documentos en ninguno de los otros registros que conforman el
archivo notarial.
Ahora debemos tener en cuenta
cuáles son los documentos cuya protocolización notarial es posible.
El artículo del Decreto del
Notariado, ya citado, prescribe que por la protocolización se incorporan al
registro de escrituras públicas, los documentos que la ley, resolución judicial
o administrativa ordenen.
Es decir, de acuerdo al artículo
64 del Decreto del Notariado, los únicos documentos materia de protocolización
notarial, serían los que tienen originen en sede judicial, administrativa o los
dispuestos por ley.
Sin embargo qué sucede con los
actuados arbitrales cuya protocolización se solicitan con frecuencia. Acaso
ello no es posible?
No obstante que el artículo 64
citado no prescribe situación alguna en cuento a los actuados arbitrales
concierne, sin embargo el artículo 65 del Decreto del Notariado, modificado por
el Decreto Legislativo 1232, publicado el 26 de setiembre del 2,015, dispone
que tratándose de la protocolización de laudos arbitrales deberá requerirse la
comparecencia del árbitro o uno de ellos designados por el Tribunal Arbitral
para su identificación; razón por la cual es lógico entender que los actuados
arbitrales son susceptibles de protocolizarse notarialmente.
Y tal razón se explica porque
dentro de las funciones inherentes a la actividad notarial, están la
conservación, archivo y custodia de los documento notariales.
“Decreto del Notariado
Artículo 2.- El Notario
El notario es el profesional del
derecho que está autorizado para dar fe de los actos y contratos que ante él se
celebran. Para ello formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los
instrumentos a los que confiere autenticidad, conserva los originales y expide
los traslados correspondientes.
SECCIÓN QUINTA
DEL ARCHIVO NOTARIAL Y DE LOS
TRASLADOS”
Siendo ello así, no resulta extraño,
dada la naturaleza de los actuados arbitrales, que se haya permitido que los
expedientes arbitrales puedan ser protocolizados en archivos notariales.
Y, desde el enfoque arbitral se
sustenta en que el Decreto Legislativo 1071, Decreto Legislativo del
Arbitraje, en su artículo 61,
Conservación de las actuaciones, dispone que:
“1. Transcurrido el plazo que las
partes hayan señalado a este fin o, en su defecto, el de tres (3) meses desde
la terminación de las actuaciones, cesará la obligación del tribunal arbitral
de conservar la documentación del arbitraje. Dentro de ese plazo, cualquiera de
las partes podrá solicitar al tribunal arbitral que le remita los documentos
presentados por ella. El tribunal arbitral accederá a la solicitud siempre que
no atente contra el secreto de la deliberación arbitral y que el solicitante
asuma los gastos correspondientes.
2. Cualquiera de las partes
también puede solicitar, a su costo, que las actuaciones sean remitidas en
custodia a las Cámaras de Comercio o instituciones arbitrales que ofrezcan
servicios de conservación y archivo de actuaciones arbitrales.
3. Si se interpone recurso de
anulación contra el laudo, el tribunal arbitral tiene la obligación de
conservar las actuaciones originales y de expedir las copias pertinentes que
solicite la parte interesada, a su costo. Resuelto el recurso en definitiva,
serán de aplicación los numerales 1 y 2 de este artículo, siempre que no deba
reiniciarse las actuaciones o no deba entregarse éstas a un nuevo tribunal
arbitral o la autoridad judicial para que resuelva la controversia.”
Es decir, un expediente arbitral,
no es uno judicial, y la responsabilidad de su custodia no excede más de tres
meses desde que concluyó el proceso arbitral. Y, habiéndose decidido un
conflicto de intereses, resulta recomendable que el expediente donde consta lo
sucedido se custodia adecuadamente. Pudiendo ello ser en sede notarial o en
otras sedes, tal como lo dispone el texto legal citado.
Ahora veamos, como se
protocolizan los actuados.
El artículo 65 del Decreto del
Notariado, dispone que las protocolizaciones de expedientes judiciales o
administrativos o los dispuestos por ley,
se realizan mediante un acta, precisando su contenido.
“Decreto del Notariado
Artículo 65
“Artículo 65.- Contenido del Acta
de Protocolización
El acta de protocolización
contendrá:
a) Lugar, fecha y nombre del
notario.
b) Materia del documento.
c) Los nombres de los
intervinientes.
d) El número de fojas de que
conste.
e) Nombre del juez que ordena la
protocolización y del secretario cursor y mención de la resolución que ordena
la protocolización con la indicación de estar consentida o ejecutoriada o
denominación de la entidad que solicita la protocolización.”
Como se puede apreciar del texto
transcrito, en ningún momento se establece que el acta debe ser suscrita por
persona distinta al notario. En consecuencia el notario debe extender el acta
con los datos antes señalado y suscribirá la misma.
En cuanto a la protocolización de
expedientes arbitrales, el literal f) del artículo 65 del Decreto del Notariado
sanciona que:
“Decreto del Notariado
Artículo 65
“Artículo 65.- Contenido del Acta
de Protocolización
…
f) Tratándose de la
protocolización de laudos arbitrales deberá requerirse la comparecencia del
árbitro o uno de ellos designados por el Tribunal Arbitral para su
identificación.”
En cuando al contenido de las
actas de protocolización de expedientes arbitrales, adicionalmente a lo
dispuesto en los literales de a), b), c), d), y e), del artículo 65 del Decreto
del Notariado, debe requerirse la comparecencia del árbitro o de uno de ellos
designados por el Tribunal Arbitral, es decir cuando la conformación era de más
de un árbitro.
En este caso, el árbitro o uno de
los integrantes del Tribunal Arbitral comparece ante el notario, y suscribe el
acta con el notario.
Pero cómo se archiva y custodia
el expediente si no existe en el archivo notarial un tomo donde custodiar los expediente protocolizados.
El artículo 66 del Decreto del
Notariado dispone que el expediente materia de la protocolización se agrega al
final de tomo donde consta el acta de protocolización.
Una vez que el expediente se
protocoliza, tiene la misma suerte que los demás documentos que conforman un archivo
notarial, es decir no podrán separarse
nunca más, tal como lo dispone el acotado artículo 66 del Decreto del
Notariado. Sólo se emitirán traslados.
JORGE E. VELARDE SUSSONI
Abogado-Notario de Lima
